Hoe lang kunnen bellers in de wacht staan?

Het Interactive Voice Response-systeem (IVR) waarop uw Belfabriek-telefoonnummer draait, kan een onbeperkt aantal bellers aan. Dit betekent dat u met de Belfabriek oneindig kunt groeien. 

Het aantal medewerkers dat uw gesprekken beantwoordt is natuurlijk wél eindig. Daarom is het goed om de functie Wachtrij te activeren. Die zet bellers in volgorde van binnenkomst in de wacht, en schakelt hen door zodra medewerkers beschikbaar komen. 

Wanneer uw bellers in de wachtrij staan, speelt deze functie rustgevende muziek af, afgewisseld met het bericht dat alle medewerkers in gesprek zijn.

Wachttijd: maximaal 2 minuten 

Om het geduld van bellers niet teveel op de proef te stellen, hebben wij de standaard maximum wachttijd op 2 minuten gezet. De ervaring leert dat een langere wachttijd het humeur van bellers (en daarmee uw imago) schaadt. 

Mocht de beller niet binnen die tijd iemand te spreken krijgen, dan wordt de verbinding verbroken. Omdat dit door de meeste bellers als onvriendelijk wordt ervaren, raden wij u aan om voicemail te activeren. 

In plaats van het gesprek te beëindigen zonder te weten wie er belde, geeft u bellers hiermee de mogelijkheid een bericht in te spreken; bijvoorbeeld met hun vraag en hun telefoonnummer. U ontvangt de geluidsopname op het e-mailadres van uw keuze.

De wachttijd inkorten

Een logische manier om de wachttijd in te korten, is het inhuren van extra medewerkers. Dat hoeft niet noodzakelijkerwijs op locatie te zijn, want ook externe callcenters kunnen bijspringen. Met de Overloop-functie stuurt u bellers van de wachtrij naar een extern telefoonnummer.

Onthoud dat u in Belfabriek.app uitgebreide statistieken van uw telefoonnummer treft. Zo ziet u wat, over een langere periode genomen, de drukste dagen en tijdstippen zijn. Dat helpt u bij plannen van uw dagen en het inroosteren van (extra) medewerkers, zodat zo min mogelijk bellers in de wacht hoeven te staan.

Belangrijke functies

Wachtrij

Voicemail

Statistieken

Overloop

Lees ook

Zó houdt u haastige bellers tevreden

Hoe zet ik mijn digitale antwoordapparaat aan?

Een wachtrij activeren

Als ik in gesprek ben krijgen bellers een ingesprekstoon, kan er ook een wachtrij op