Combien de temps les appelants peuvent-ils rester en attente ?

Le système de réponse vocale interactive (IVR) sur lequel fonctionne votre numéro de téléphone Belfabriek peut gérer un nombre illimité d'appelants. Cela signifie que vous pouvez croître indéfiniment avec Belfabriek.

Bien entendu, le nombre d'employés qui répondent à vos appels est limité. C'est pourquoi il est judicieux d'activer la fonction File d'attente. Celle-ci met les appelants en attente par ordre d'arrivée et les transfère dès que des collaborateurs sont disponibles.

Lorsque vos appelants sont dans la file d'attente, cette fonction diffuse une musique apaisante, entrecoupée d'un message indiquant que tous les employés sont occupés.

Temps d'attente : maximum 2 minutes

Afin de ne pas trop mettre à l'épreuve la patience des appelants, nous avons fixé le temps d'attente maximum par défaut à 2 minutes. L'expérience montre qu'un temps d'attente plus long nuit à l'humeur des appelants (et donc à votre image).

Si l'appelant ne parvient pas à parler à quelqu'un dans ce délai, la connexion est coupée. Comme la plupart des appelants considèrent cette situation comme inamicale, nous vous recommandons d'activer la messagerie vocale.

Au lieu de mettre fin à l'appel sans savoir qui a appelé, cela permet aux appelants de laisser un message, par exemple en indiquant leur question et leur numéro de téléphone. Vous recevrez l'enregistrement audio à l'adresse électronique de votre choix.

Raccourcir le temps d'attente

Un moyen logique de réduire le temps d'attente est d'engager du personnel supplémentaire. Ce personnel ne doit pas nécessairement être sur place, car les centres d'appel externes peuvent également apporter leur aide. Avec la fonction Overflow, vous envoyez les appelants de la file d'attente vers un numéro de téléphone externe.

N'oubliez pas que dans Belfabriek.app, vous trouverez des statistiques détaillées sur votre numéro de téléphone. Vous pouvez ainsi voir quels sont, sur une longue période, les jours et les heures les plus chargés. Cela vous aide à planifier vos journées et à prévoir du personnel (supplémentaire) pour minimiser le nombre d'appelants en attente.