Bespaar tijd en verhoog de efficiëntie van jouw bedrijf met automatisering, integratie en software

Wanneer de telefoon van je bedrijf constant roodgloeiend staat, is een VoIP integratie dé oplossing bij uitstek om je zakelijke communicatie in goede banen te leiden. Het is voor klanten ontzettend frustrerend dat je hen aan de telefoon moet laten wachten, terwijl je hen doorschakelt, hun telefoonnummer en boodschap noteert én tegelijk ook nog eens naar een oplossing voor hun probleem moet zoeken.

Er bestaat niet alleen het risico van menselijke vergissing, waardoor je mogelijk een verkoop misloopt. Maar nog pijnlijker is het om klanten in de wacht te moeten zetten om hun order te moeten opsporen in een ander programma. Wanneer er dan tegelijk nog een telefoontje binnenkomt, heb je twee wachtende, gefrustreerde mensen.

De meeste bedrijven maken gebruik van verschillende apps en dat komt de efficiëntie niet ten goede. Eén zo’n onmisbare toepassing is online zakelijke telefonie. Maar om de gegevens van de klant erbij te halen, moet je letterlijk van tabblad of scherm wisselen en de data in het zoekveld intypen. Allemaal erg enerverend en tijdrovend. Maar wat als je dit allemaal zou kunnen synchroniseren, zodat je vanuit je vertrouwde software al de snufjes van je online telefonie kunt benutten? Maak kennis met VoIP integratie!

Automatismen, integraties en software

De realiteit is dat handmatige processen je veel tijd en geld kosten, en dit is zowel voor je werknemers als voor je klanten erg stresserend. De oplossing komt in de vorm van het toverwoord AIS: automatismen, integratie en software.

Concreet voor je zakelijke telefonie betekent dit dat je je online telefoonapplicatie koppelt aan je huidige CRM-systeem (Customer Relation Management) of ERP-oplossing (Enterprise Resource Planning). De opzet is om door je online telefonie te integreren (integraties) in andere zakelijke applicaties (software) zoveel mogelijk handmatige handelingen te vervangen door automatismen.

Een VoIP integratie laat toe om je online telefonie te koppelen aan vrijwel alle mogelijke bedrijfstoepassingen met als doel het intern en extern communicatieproces te automatiseren en te optimaliseren.

En dat vertaalt zich niet alleen in een hogere efficiënte van je werknemers, maar ook in een hogere klantentevredenheid. Een betere productiviteit en tevreden klanten = een hogere omzet, en daar is het uiteindelijk allemaal om te doen.

Wat betekent VoIP integratie?

VoIP staat voor voice over internet protocol, de technologie om online te bellen. Met een VoIP platform kan je dus bellen met elk toestel dat een internetverbinding heeft, smartphones, computers en tablets, én zelfs met een vaste lijn. Een VoIP integratie zorgt er dan voor dat je je online telefonie rimpelloos kunt integreren in je andere apps. Op die manier creëer je een gebruiksvriendelijk, efficiënt en overzichtelijk software ecosysteem.

Met zo’n online telefonie integratie hoef je niet meer handmatig te switchen tussen je telefoonapplicatie en het programma dat je gebruikt voor je klantenservice (CRM) om het dossier van de beller op te roepen.

Maar de mogelijkheden van VoIP integraties beperken zich niet tot de klantenservice. Online telefonie kan dankzij VoIP integraties ook gekoppeld worden aan andere bedrijfstoepassingen, zoals boekhoudprogramma’s, productiviteitsapps of tools voor inventarisbeheer.

Hoe werkt AIS concreet?

Integraties zorgen ervoor dat er tussen twee compatibele software platformen naar keuze automatische synchronisatie van gegevens plaatsvindt. Zo kan je verschillende VoIP integraties gebruiken bijvoorbeeld om je e-mail, bedrijfstoepassingen en je online telefonie met elkaar te synchroniseren.

Eenmaal je online telefonie aan je CRM-systeem is gekoppeld, worden oproepen en berichten automatisch opgeslagen in je CRM. Dat neemt de noodzaak weg om telkens weer de klantgegevens in beide systemen te moeten opzoeken. Wanneer er iemand belt, zie je meteen diens naam in je telefoon platform, waardoor je alle gegevens in een muisklik bij de hand hebt.

Praktische functies die je nooit meer wil missen

Een koppeling tussen je online telefonie en je favoriete bedrijfstoepassing(en) biedt enkele functies die je nooit meer zal willen missen.

Een overzicht van de voornaamste snufjes:

Inkomende oproepen

Wanneer iemand belt, verschijnt er een pop-up met de relevante klantgegevens uit je CRM.

Wanneer er geen match is met de CRM, vult de integratie de info aan met de automatische Google Number Lookup.

Standaard registratie van gesprekken met de mogelijkheid om notities toe te voegen. Er is dus geen actie meer vereist om oproepen op te nemen.

En zoveel meer…

Uitgaande oproepen

Ieder telefoonnummer in je gekoppelde bedrijfstoepassing wordt vergezeld van een klik-en-bel-linkje, dat je maar hoeft aan te klikken om te kunnen bellen.

In elk willekeurig programma kan je ieder telefoonnummer selecteren en bellen door eenvoudig op F7 te drukken (Windows).

Dankzij een handige bureaublad-telefoon-app kan je makkelijk een nummer intoetsen of plakken om het direct te bellen.

En nog zoveel meer…

Voordelen van AIS

Door je zakelijke online telefonie te koppelen aan je andere bedrijfstoepassingen in de cloud profiteren niet alleen je klanten, maar ook voor je collega’s en je bedrijf zelf zijn er talrijke voordelen.

Voordelen voor klanten

Als bedrijfsleider heb je zeker al weleens met een ander bedrijf gebeld, die dan in een oogwenk je gegevens konden bovenhalen, al je vragen snel konden beantwoorden en het probleem gelijk konden oplossen zonder je in de wachtrij te moeten plaatsen. De persoon die je aan de lijn had, maakte gebruik van een systeem met VoIP integratie.

Het proces verloopt voor de consument zo vlot en vlekkeloos dat klanten zelfs geen idee hebben wat er aan de andere kant gebeurt. Het enige wat ze weten is dat ze een ongenaakbare klantenservice kregen. En dat wil jij als ambitieus bedrijf natuurlijk ook aanbieden.

Voordelen voor werknemers

Je werknemers zijn natuurlijk al heel blij dat je bent overgestapt naar online telefonie. Maar door je VoIP systeem te integreren in andere bedrijfssoftware, heb je nog nooit zoveel stralende gezichten op de werkvloer gezien. De belangrijkste troeven van VoIP integraties voor werknemers zijn:

• Multitasken

• Verhoogt de efficiënte

• Toegang tot, gebruiken en delen van gegevens

Voordelen voor je bedrijf zelf

Ook je bedrijf zelf heeft baat bij VoIP integraties. Enkele niet te onderschatten troeven voor bedrijven zijn:

• Werknemers kunnen inloggen van waar dan ook

• Feilloze interne en externe communicatie

• Ideaal voor virtuele callcenters

• Rechttoe rechtaan installatie en updates in de cloud

• Meer kostenefficiënt dan analoge systemen

• Onbeperkt toevoegen van apps

• Makkelijk op te schalen

Welke apps kan je met je online telefonie koppelen?

VoIP integraties verhogen de efficiënte van je online zakelijke telefoniesysteem aanzienlijk. Aangezien het makkelijk en goedkoop is om deze integraties te gebruiken, is het alleen aan jou om te beslissen welke apps je gaat koppelen.

CRM

De meeste bedrijven maken tegenwoordig gebruik van een CRM-systeem: een programma waarmee ze de relaties met hun klanten onderhouden. Deze toepassingen zijn onmisbaar voor een ordentelijk klantenbeheer en het sturen van mailtjes. Maar zelden kun je er eveneens mee bellen. Door je CRM-tool te koppelen aan je online telefoonsysteem bespaar je een zee van tijd om klantgegevens, ordernummer en andere informatie op te roepen. Wanneer er iemand belt, heb je dan meteen alle info op een dienblaadje.

ERP

Online telefonie kan aan vrijwel alle mogelijke bedrijfstoepassingen worden gekoppeld, dus niet alleen aan systemen voor klantenrelaties. Dezelfde oefening als bij CRM kan ook gemaakt worden voor meer specifieke bedrijfstoepassingen voor sectoren als ziekenhuizen, callcenters, accountant- of advocatenkantoren, supermarktketens, en ga zo maar door.

Chat of sms

Sommige mensen verkiezen om te chatten of sturen liever een berichtje. Een VoIP integratie maakt het dan mogelijk om over te schakelen van bellen naar chatten of sms. Met een app die sms of chat ondersteunt kan je dan vanuit je gebruikelijke CRM-systeem je klanten te woord staan via het communicatiemiddel dat zij verkiezen.

AI en transcriptie

Soms is het maken van nota’s tijdens een telefoontje niet genoeg. Met AI en transcriptie apps krijg je na een oproep automatisch een uitgeschreven versie van het gesprek. Deze apps zijn handig om snel een zicht te krijgen op de inhoud van vorige telefonische conversaties. Het is ook uitermate handig om nieuwe medewerkers op te leiden, want zo kunnen ze leren hoe je met moeilijke klanten moet omgaan.

De combinatie van online telefonie en apps is voor ieder bedrijf anders. Het is aan jou als bedrijfsleider om de tools te kiezen die het meeste rendement uit je online zakelijke telefonie halen. Binnen de Belfabriek app store vindt je een volledig overzicht van de talrijke apps waarmee je het telefonie platform kunt koppelen.

Belfabriek: software ecosysteem en online telefonie op maat

Belfabriek, de specialist op het gebied van zakelijke online telefonie, koppelt je online telefonie aan al jouw favoriete apps. Een team van experts helpt dagelijks bedrijven om hun bedrijfsprocessen te automatiseren en hun communicatie te verbeteren via alle denkbare kanalen: chat, telefoon, sms, e-mail.

Haal nog meer uit je verschillende bedrijfstoepassingen en online telefonie dankzij de VoIP integraties van Belfabriek!