4 tips voor een klantvriendelijk keuzemenu

Een keuzemenu is een van de meest gevraagde applicaties bij de Belfabriek. Wat een keuzemenu is is bekend, maar wat maakt het verschil tussen een goed en slecht keuzemenu?

In de afgelopen jaren hebben wij duizenden keuzemenu's voor bedrijven opgezet. Op basis van deze ervaring geven wij jou 4 tips waarmee jij een klantvriendelijk keuzemenu kunt opzetten.

Tips voor een klantvriendelijk keuzemenu

Als jij met deze eenvoudige tips rekening houdt, is de beller blij dat jouw telefoonnummer een keuzemenu heeft !

• Probeer het keuzemenu altijd zo 'ondiep' mogelijk te houden. Dus: 1 laag met 5 keuzes in plaats van 2 lagen met 3 keuzes elk;

• Noem de meeste gebruikte opties eerst in het keuzemenu;

• Gebruik korte teksten, waardoor klanten sneller op de eindbestemming aankomen. Gebruik liever: “1 voor sales” in plaats van “kies 1 voor de afdeling sales”. De beller begrijpt vaak prima wat de bedoeling is;

• Hou rekening met terugbellers en vermijdt teksten die “welkom heten” want dit kan irritatie opleveren.

  Zorg ook dat de telefooncentrale op een keuze van de beller reageert al tijdens het afspelen van het keuzemenu. Op deze manier zijn klanten minder tijd kwijt in het menu.

• Laat de tekst inspreken door een professionele stem, dit geeft jouw organisatie een professionele indruk.

Veelgestelde vragen

Ik wil niet zelf de teksten van het keuzemenu inspreken, kunnen jullie mij daarbij helpen ?

Wij kunnen de teksten van het keuzemenu laten uitspreken door onze spraakbot of wij kunnen je teksten laten inspreken door een professionele stem. Aan de laatste optie zijn wel extra kosten verbonden. Wijzigt je keuzemenu regelmatig kies dan eerst voor onze spraakbot, dan kan je sneller van teksten wijzigen.

Hoe kan ik ervoor zorgen dat oproepen op de juiste afdeling terecht komen ?

Geef ons op welke (virtuele) afdelingen er zijn en de bijbehorende keuze in het keuzemenu. Dan zorgen wij dat de telefonische oproep bij de juiste persoon terecht komt.

Ik wil dat bellers snel door het keuzemenu kunnen als dat nodig is voor een betere klanttevredenheid.

Onze telefooncentrale reageert direct op het maken van een keuze in het keuzemenu, ook terwijl de melding nog speelt zodat bellers snel iemand kunnen spreken. Zo krijgt je bedrijf een betere indruk.

Is er nog een logische volgorde voor wat betreft het hele keuzemenu ?

Een logische volgorde in je keuzemenu is van meest gekozen afdeling eerst naar minst gekozen afdeling als laatst. Zo zorg je ervoor dat een beller zo snel mogelijk iemand aan de lijn krijgt.

Als iemand belt buiten openingstijden kan ik dan bellers het antwoordapparaat in laten spreken?

Als iemand belt buiten openingstijden kunnen we de voicemail aanzetten zodat mensen een bericht kunnen inspreken. Zo laat je een goede indruk achter.