Professionele Welkomstboodschap voor uw Bedrijf [How to]

Wanneer u belt naar een bedrijf wordt u soms niet direct te woord gestaan door een medewerker. Vaak klinkt er eerst een boodschap. “U belt naar het servicenummer van…” of “Dank u voor het bellen naar…”. Zo’n boodschap is een geautomatiseerde welkomstmelding. Het klinkt professioneel en helpt om klanten op een nette en eenduidige manier welkom te heten. Zo’n welkomstmelding is ook voor uw bedrijf mogelijk. Maar hoe klinkt de beste welkomstmelding?

Waarom een welkomstmelding?

Een welkomstmelding via de telefoon hoeft natuurlijk niet, maar het is wel een heel nette, professionele manier om uw klanten te woord te staan. Uw klanten worden altijd op dezelfde manier welkom geheten, met de boodschap die u zelf gekozen hebt. Ook hebt u de mogelijkheid om rustig een boodschap te delen. Een welkomstmelding kan immers niet door de beller onderbroken worden. Met die boodschap kunt u bijvoorbeeld mededelen dat er een keuzemenu volgt, wat de openingstijden zijn of dat er ook informatie op uw website staat.

Hoe een goede welkomstmelding klinkt

Helaas, er is geen handboek voor de perfecte welkomstmelding. Elk bedrijf is immers anders, en afhankelijk van uw merkwaarden en bedrijfscultuur past de ene boodschap en vorm beter bij uw bedrijf dan de ander. Maar er zijn wel een aantal manieren die er altijd voor kunnen zorgen dat u het maximale uit uw welkomstboodschap haalt.

De stem van uw bedrijf

Zo begint het bij de stem. Spreekt u de boodschap zelf in, of doet een medewerker van u dat? Of wilt u dat het welkomstbericht wordt ingesproken door een inhuurde professionele stem? Ook dat is een mogelijkheid. Niet alleen de grootste bedrijven kiezen vaak voor deze vorm, ook voor het MKB is dit een heel professionele manier om klanten welkom te heten. En het is makkelijker dan u misschien denkt. U levert uw gewenste welkomstmelding aan en de Belfabriek vraagt voor u een offerte op. De boodschap is vervolgens al binnen enkele dagen te horen. Voor wat voorbeelden van zowel mannelijke als vrouwelijke stem professionals die aangesloten zijn bij Belfabriek kunt u de demo pagina raadplegen.

De boodschap die uw klanten horen

En hoe klinkt de boodschap zelf dan? Laat uw klanten in ieder geval direct duidelijk weten dat ze met uw bedrijf verbonden zijn. Doe dat op een kalme en vriendelijke manier. U zet daarmee de toon voor de rest van het gesprek. Benut de ruimte daarna eventueel om iets over uw bedrijf te laten weten. “Wij staan voor…” of “Wij helpen u graag…”. Het is immers ook een mogelijkheid om een stukje ‘merkmarketing’ te doen.

Laat tot slot altijd weten wat er gaat gebeuren. Wordt het gesprek bijvoorbeeld opgenomen, of gaat er een keuzemenu volgen? Zo weet uw klant waar hij of zij aan toe is. Heeft u nu echt geen inspiratie? Dan heeft Belfabriek ook een aantal sjablonen klaar voor u voor de meest voorkomende situaties. Deze kunnen kosteloos geraadpleegd worden.

De beste welkomstmelding

De beste welkomstmelding is dus professioneel, misschien zelfs met een professionele stem via de Belfabriek. De melding is kalm, vriendelijk en laat direct weten met welk bedrijf de beller verbonden is. U benoemt wat er gaat gebeuren en u laat eventueel nog weten waar uw bedrijf voor staat. Op die manier zal u het maximale uit uw welkomstmelding halen.Het instellen van de welkomstboodschap is vervolgens een fluitje van een cent voor Belfabriek klanten. Middels de app kunt u deze gemakkelijk met een druk op de knop actief maken. Een welkomstboodschap is mogelijk voor alle nummers die wij aanbieden of dit nu 0800, 078, lokaal of internationaal is.