Een inbound callcenter opzetten: zó doe je dat

Als je wilt weten hoe je een callcenter opzetten kan dan kunnen wij je zeker helpen!
Tenminste als je een inbound callcenter opzetten bedoelt waarbij je binnenkomende gesprekken afhandelt.

In dit artikel laten we zien wat erbij komt kijken en geven we je waardevolle tips.

Voorbeelden van inbound callcenters

Een telefonische afdeling die alle binnenkomende gesprekken afhandelt, heet een inbound callcenter. Klanten en geïnteresseerden nemen contact op met een bedrijf en worden te woord gestaan.

Hieronder laten we enkele voorbeelden van inbound callcenters zien. Wellicht zie jij meteen al mogelijkheden voor jouw bedrijf !

• Klantenservice 
  Een klantenservice is een algemeen nummer waar klanten met vragen naar kunnen bellen. Een klantenservice is in veel gevallen een centraal nummer dat bellers op basis van de vragen doorverbind naar de helpdesk, administratie of sales afdeling.

• Helpdesk 
  Gebruikers die vragen hebben over de werking van een product of dienst stellen die graag aan de helpdesk. Voor technische onderwerpen zijn er vaak verschillende niveaus: de eerstelijns medewerkers met een brede kennis van zaken en de tweedelijns of zelfs derdelijns medewerkers met meer gespecialiseerde kennis.

• Bestellijn of reserveringslijn 
  Een taxi of pizza bestellen, een ticket kopen of een vakantie boeken: een telefonische reserveringslijn maakt dit mogelijk. Omdat een gesprek vrijwel altijd uitmondt in een verkoop kiezen bedrijven ervoor om dit nummer laagdrempelig te maken: tegen normaal, lokaal tarief of helemaal gratis.

• Telefonisch consult 
  Voor consumenten is het erg prettig als ze een telefonische consult kunnen krijgen. Vooral onderwerpen waarvoor je normaliter eerst een afspraak met een professional voor moet maken. Telefonische consulten bestaan er onder andere in de vorm van fiscaal advies, juridische hulp en medische second opinions.

Benodigdheden voor een inbound callcenter

Wil je een inbound callcenter opzetten dan heb je allereerst een telefoonnummer nodig en mensen die thuis of op kantoor de telefoon gaan beantwoorden.

Een eerste stap is het inventariseren van de vraag: hoeveel bellers verwacht je? Hoeveel potentiële klanten gaan er per dag bellen? Hoe lang gaan gesprekken duren?

Op basis daarvan kan je de bezetting van de telefonische afdeling bepalen, de openingstijden vastleggen en een keuze voor een bepaald type telefoonnummer maken.

Wie neemt de telefoon op?

De logische keuze is om zelf de telefoontjes van jouw klanten te beantwoorden. Jij kent de producten of diensten als geen ander.

Met onze speciale belteam pagina kan je zelf eenvoudig in 10 minuten een virtueel callcenter samenstellen.

Geef de mensen op die telefoontjes kunnen beantwoorden met het eigen telefoonnnummer.
Geef vervolgens toegang tot deze speciale belteam pagina aan je hele belteam.

Iedereen kan op elk moment zichzelf op beschikbaar en niet beschikbaar zetten.
Bij een binnenkomend gesprek kan onze telefonie platform zo altijd zien wie er op welk moment beschikbaar is om de telefoon te beantwoorden.

Het kan zijn dat je in de beginperiode weinig gesprekken verwacht. Laat dan je gesprekken binnenkomen op je mobiele telefoontoestel.

Je kunt er ook voor kiezen je inbound callcenter te outsourcen of een deel zelf te doen en een deel extern.

Wij kunnen dit programmeren op onze centrale zodat bellers altijd snel genoeg iemand aan de lijn krijgen. Je kunt dan in de statistieken zien hoe het belverkeer is verdeeld, en misschien kan je ook het verschil merken in klanttevredenheid per locatie.

Met deze telefoon functie kan je flexibel groeien en makkelijk op een groeiende behoefte inspringen.

Wat voor telefoontoestellen?

Dan is er de vraag wat voor telefoontoestellen je gaat gebruiken.

Wanneer je veel gesprekken verwacht is het het prettigst voor je collega's om te bellen met een headset die verbonden is met de computer of een vast bureautoestel.

Maar ook als je in het begin alleen mobiele telefoons gebruikt kun je perfect met Belfabriek samenwerken.

Wij zorgen ervoor dat alle inkomende gesprekken naar alle toestellen van jou en jouw collega's worden doorverbonden: thuis, op kantoor of onderweg !

Iedereen kan een callcenter opzetten

Je kunt het groots aanpakken als je een callcenter wilt beginnen, maar je kunt ook in het klein beginnen. Je hebt aan een vaste of mobiele telefoon al genoeg.

Met een virtueel telefoonnummer schakel je bellers naar alle telefoons door.

Dankzij de handige telefoonopties waar wij jou toegang toe geven richt je je virtuele telefoonnummer net zo in als een groot callcenter dat zou doen. Voeg bijvoorbeeld een welkomsttekst toe, een belmenu, de mogelijkheid om een voicemail in te spreken, en een wachtrij. Al deze functies kun je inschakelen, uitschakelen en wijzigen.

Dat alles met de ondersteuning van een dashboard waarin jij in real-time de belstatistieken ziet. Op basis daarvan neem je dan beslissingen die de groei van jouw inbound callcenter positief beïnvloeden !