In 3 stappen een hulplijn met vrijwilligers opzetten

Met vrijwilligers een hulplijn opzetten is best even een klus: binnenkomende telefoongesprekken dienen perfect te worden doorgeschakeld wanneer je een vertrouwelijk gesprek en een luisterend oor wilt bieden.

Wat zijn de vereisten voor zo'n telefonische hulpdienst en welke acties dien je te nemen om een hulplijn succesvol op te zetten? Laten we ze stap voor stap doornemen:

Wat doet een vrijwilligerslijn?

Een vrijwilligerslijn helpt mensen om problemen op te lossen of biedt een luisterend oor zodat mensen kunnen praten over hun probleem. Enkele voorbeelden van vrijwilligerslijnen zijn telefoonnummers waar men kan luisteren en praten over financiële problemen, mentale gezondheid, scheiding, als men een dierbare verloren heeft of als men behoefte heeft aan een goed gesprek.

Vaak worden deze hulplijnen door deskundige vrijwilligers bemand die in de vrije tijd een luisterend oor bieden. Deze vrijwilligers moeten zich goed in anderen kunnen verplaatsen en begrip kunnen tonen voor allerlei situaties. Deze telefoonlijnen zijn vaak elke werkdag bereikbaar, soms ook in het weekend of in de nacht.

Vooral emotioneel kan een hulplijn veel van de vrijwilligers vragen. Daarom is het prettig als de techniek rondom de hulplijn dag en nacht soepel verloopt.

Dankzij de gebruiksvriendelijkheid en de vele telefoonfuncties van ons Interactive Voice Response-systeem (IVR) richt je de hulplijn zo in als jij dat wilt zodat de vrijwilligers zich volledig op de gesprekken kunnen focussen met de juiste techniek en de beller zijn verhaal vertellen kan.

Stap 1: kies een mooi telefoonnummer

Je kunt natuurlijk een hulplijn opzetten met je lokale telefoonnummer. Daarmee krijg je een sterk lokale uitstraling wat niet altijd wenselijk is als je een landelijk publiek wilt aantrekken. Daarom raden wij jou een nationaal telefoonnummer aan. Met een nationaal telefoonnummer kan iedereen je tegen lokale kosten bellen vanuit het hele land.

Een 0800-nummer is gratis voor bellers wat betekent dat de belkosten voor jouw rekening komen.

Wil je niet een gratis of betaalde hulplijn maar dat bellers tegen normaal tarief kunnen bellen, kies dan een 078-nummer. We hebben een lange lijst met beschikbare 0800 en 078 nummers die je direct kunt vastleggen.

Stap 2: verbind de vrijwilligers met de hulplijn

Nu het nummer van jou is moet je op ons telefonie platform gaan instellen waar de telefoon dient te rinkelen als iemand belt. Deze eindbestemmingen kunnen de vaste of mobiele nummers van de vrijwilligers zijn. Of de huistelefoon. Of een app van ons die ze installeren op de computer.

Zo maken we iedereen onderdeel van het belteam en heb je een virtueel callcenter.

Op onze teampagina kan elke medewerker instellen of men op dat moment beschikbaar is om telefoontjes te beantwoorden. Zo weet onze computer precies naar wie doorschakelen op dat moment mogelijk is.

Je hulplijn is nu optimaal bereikbaar. Deze techniek werkt voor 1 tot wel 250 personen en is dezelfde techniek die ook wordt gebruikt voor noodnummers die ook in de nacht bereikbaar moeten zijn zoals transplantatie lijnen.

Stap 3: voeg andere functies toe

Je hebt inmiddels een makkelijk te onthouden nummer voor je hulplijn dat bellers naar de beschikbare vrijwilligers doorverbindt. Maar hoe zit dat als alle medewerkers in gesprek zijn? Dankzij de handige telefoonfuncties van Belfabriek kun je jouw nummer hierop voorbereiden.

Zo kun je bijvoorbeeld een welkomsttekst met de openingstijden inspreken en die aanpassen wanneer je niet bereikbaar bent. Met een keuzemenu geef je de bellers opties waaruit ze kunnen kiezen, zodat ze direct naar de juiste collega worden doorverbonden. En met een wachtrij plaats je bellers in de wacht wanneer het even druk is. Wordt de wachtrij te lang dan kan je instellen dat bellers wordt gevraagd een bericht in te spreken op het digitale telefoon antwoordapparaat.

Heb je specifieke wensen? Dan kan je eigen developer met onze telefonie-API (Application Programming Interface) een perfecte oplossing op maat bouwen.

De Telefoonmaatschappij voor Hulplijnen

Zoals je ziet is het opzetten van een telefonische hulpdienst goed te doen. Bij Belfabriek is het mogelijk om klein te beginnen en steeds groter te groeien. Al onze klanten krijgen namelijk toegang tot dezelfde functies, waarmee je dus ook jouw nummer met de tijd kunt uitbreiden. Heb je nog vragen over het opzetten van een vrijwilligerslijn? Wij geven je graag meer informatie of start direct jouw hulplijn op via 0800-77 899 !