Mettre en place un service d'assistance téléphonique avec des volontaires en 3 étapes

La mise en place d'une ligne d'assistance téléphonique avec des volontaires est une affaire sérieuse ; elle doit fonctionner comme une machine bien huilée si vous voulez offrir une aide solide aux appelants. Mais quelles sont les exigences exactes d'une telle ligne d'assistance, et quelles mesures devez-vous prendre pour la mettre en place avec succès ? Passons-les en revue étape par étape.

Que fait un service d'assistance téléphonique ?

Les lignes d'assistance, qu'elles soient anonymes ou non, aident les gens à faire face aux problèmes et aux traumatismes. Il existe des lignes d'assistance pour les abus, les problèmes financiers, la douleur, le désir de ne pas vivre et le deuil. Il existe même des lignes d'assistance exclusivement destinées aux enfants, comme la ligne d'assistance téléphonique pour les enfants.

Ces lignes d'assistance sont souvent gérées par des bénévoles qui, pendant leur temps libre, offrent une oreille attentive et, si nécessaire, des conseils. Ces volontaires doivent être capables de faire preuve d'empathie envers les autres et de réfléchir à leurs sentiments et à leurs convictions.

Sur le plan émotionnel notamment, une ligne d'assistance peut exiger beaucoup des bénévoles. C'est pourquoi il est bon que les volontaires aient le moins d'autres choses en tête possible. En d'autres termes, si l'infrastructure de la ligne d'assistance est aussi bien organisée que possible. Grâce à la facilité d'utilisation et aux nombreuses options gratuites de notreSystème interactif de réponse vocale (IVR) Configurez votre ligne d'assistance comme vous le souhaitez, afin que vos bénévoles puissent se concentrer pleinement sur les appels.

Étape 1 : Choisissez un bon numéro de téléphone

Vous pouvez, bien sûr, mettre en place une ligne d'assistance avec votre numéro de téléphone fixe. Toutefois, cela donnera une impression fortement localisée, ce qui n'est pas souhaitable si vous voulez attirer un public national. Comme nous le supposons, nous recommandons un numéro de service. Avec un tel numéro, vous vous adressez aux appelants dans tout le pays.

ANuméro 0800 est gratuit pour les appelants, ce qui signifie que vous supportez les frais d'appel. Avec un078 numéro l'appelant paie le tarif d'appel normal. Mais quel que soit le type de numéro que vous choisissez, avec le Belfabriek, vous choisissez le numéro final. Nous avons une longue liste de numéros 0800 et 078 que vous pouvez enregistrer directement. Choisissez le plus beau numéro afin qu'il soit facile à retenir pour les appelants.

Étape 2 : Reliez les volontaires à votre service d'assistance téléphonique

Maintenant que le numéro est le vôtre, vous pouvez définir où le téléphone doit sonner lorsque quelqu'un appelle. Ce numéro dit de destination peut être le numéro d'un volontaire. Mais qu'en est-il lorsque plusieurs volontaires travaillent pour votre ligne d'assistance ?

Pour ce faire, activez votre tableau de bord en ligneMon Beffroi ou dans leapplication mobiele la fonctionCentre d'appel virtuel sousParamètres des numéros. Alors envoyez-nous un courrier àklantenservice@belfabriek.nl avec les noms et numéros de téléphone de vos volontaires afin que nous puissions créer des comptes d'employés pour eux.

Les appelants sont ensuite dirigés vers le bénévole qui n'a pas passé d'appel depuis le plus longtemps (et qui est donc disponible).

Étape 3 : Ajouter d'autres fonctions

Vous disposez désormais d'un numéro de service facile à mémoriser qui transfère les appelants aux volontaires disponibles. Mais qu'en est-il lorsque tous les employés sont occupés ? Merci à la main,fonctions gratuites de l'usine de Belfa, vous pouvez préparer votre chanson pour cela.

Par exemple, vous pouvez enregistrer un texte de bienvenue avec vos heures d'ouverture et le modifier si vous n'êtes pas disponible. Avec unmenu de sélection donnez à vos interlocuteurs des options parmi lesquelles ils peuvent choisir afin qu'ils tombent sur le bon employé. Et avec unfile d'attente met les appelants en attente lorsqu'il est occupé. Si la file d'attente des appels est trop longue (par exemple, plus de 2 minutes), vous pouvez demander aux appelants de laisser un message dans votre boîte aux lettres électronique.répondeur numérique.

Il est également probable que tous les volontaires n'aient pas la même disponibilité. Avec la fonctiondisponibilité des employés Les volontaires peuvent se connecter eux-mêmes lorsqu'ils sont prêts à répondre aux appels. Cette fonction comprend même un plugin de site web qui vous permet de montrer aux visiteurs qui est disponible à tout moment. Avez-vous des exigences spécifiques ? Vous pouvez ensuite utiliser notre API pour élaborer une solution personnalisée parfaite.

Si vous fermez pendant les vacances ou les jours fériés, vous pouvez enregistrer une annonce et envoyer les appelants directement sur votre répondeur numérique. Immédiatement après l'enregistrement, vous recevrez un e-mail contenant le lien vers l'enregistrement audio.

Le fournisseur de services d'assistance téléphonique

Comme vous pouvez le constater, la mise en place d'un service d'assistance téléphonique est tout à fait réalisable. À la Belfa Factory, il est possible de commencer petit et de grandir de plus en plus, sans devoir changer de paquet. Tous nos clients ont accès aux mêmes fonctions, ce qui vous permet d'augmenter votre nombre. Vous pouvez activer des options supplémentaires ou les modifier à votre guise sans frais supplémentaires. Vous pouvez le faire aussi souvent que vous le souhaitez, afin d'avoir toujours la configuration parfaite pour votre situation.

Vous avez encore des questions sur la mise en place d'une ligne de volontariat ? Notre personnel se fera un plaisir de vous donner des informations et des conseils. Vous pouvez les joindre à notre propre numéro de service, et là, vous aurez immédiatement un aperçu de certaines de nos fonctionnalités supplémentaires. Appelez-nous au0800-77899.