Voicefiles Voor Meldingen Inspreken

Virtuele telefoonnummers die gesprekken doorverbinden zijn actief op ons Interactive Voice Response-systeem.

Deze IVR voert taken uit op basis van instructies die de beller geeft – door een toets in te drukken of een bericht in te spreken.

Voor jou is deze vorm van automatisering erg handig: medewerkers kunnen hun kostbare tijd nu in andere zaken steken.

Veel taken die het IVR uitvoert gaan gepaard met het afspelen van meldteksten.

Er zijn veel verschillende soorten meldteksten die op verschillende momenten in het gesprek afgespeeld kunnen worden.

Jij kunt precies instellen welke meldteksten op welk moment afgespeeld dienen te worden. Hieronder een lijst met de meestgebruikte meldteksten. Onder deze lijst een aantal tips voor een optimaal resultaat.

Welkomstmelding

Dit is het eerste bericht dat bellers horen wanneer ze verbinding met jouw telefoonnummer krijgen. Dit is een belangrijke melding omdat je hiermee de eerste indruk maakt. Grijp deze kans met een vriendelijk bericht dat bellers welkom heet en op hun gemak stelt.

Keuzemenu melding

Wanneer je gebruikmaakt van een keuzemenu is deze melding onmisbaar.

Voor elk keuze binnen het belmenu krijgt de beller een melding te horen: “kies 1 voor…, kies 2 om te spreken met de afdeling…” Bij het uiteindelijke doorverbinden met een medewerker of afdeling speelt het IVR ook een bericht af (“u wordt nu doorverbonden met…”).

Vergeet niet om ook een melding in te spreken voor bellers die geen keuze maken, bijvoorbeeld: “u heeft geen keuze gemaakt of uw keuze werd niet herkend…”

Wachtrij melding

Staat een beller in de wacht omdat alle medewerkers in gesprek zijn? Voor een beller kan dit een frustrerende ervaring zijn, maar met de juiste meldingen weten ze beter waar ze aan toe zijn en zijn ze minder snel geneigd de telefoon op te hangen: “er zijn nog...wachtenden vóór u."

Als de maximale wachttijd bereikt is, kan je bellers de optie geven om een bericht in te spreken. Dat is vriendelijker dan hen vragen terug te bellen.

Melding digitaal antwoordapparaat

Met deze melding vertel je bellers dat ze na de piep een boodschap in kunnen spreken. Tip: vertel ook wat er na het inspreken van die boodschap gaat gebeuren. Wat een beller het liefst hoort is dat je het ingesproken bericht beluistert en snel terug contact opneemt.

Gesloten melding of openingstijden melding

Deze melding informeert bellers over de openingstijden en wordt afgespeeld na sluitingstijd.

Melding postcoderoutering

Bij postcoderoutering moet de beller de eerste cijfers van de postcode intoetsen. De melding vraagt de beller dit te doen en legt uit waarom: “...zodat wij u met het dichtstbijzijnde filiaal kunnen doorverbinden.”

Een goede stem voor je meldingen

Er zijn 3 mogelijkheden om meldingen aan te leveren:

1. Door deze op te nemen op je mobiele telefoon. Sla het geluidsbestand op en email ons deze file.

2. Lever ons de tekst aan die de beller dient te horen en wij laten deze inspreken door een professionele stemacteur. Hier zijn kosten aan verbonden die de stemacteur in rekening brengt (reken op 100-150 euro eenmalige kosten)

3. Lever ons de tekst aan die de beller dient te horen en wij laten deze uitspreken door onze text-naar-spraak bot. Dit klinkt nagenoeg perfect en wordt in 2023 het meest gekozen.