Telefooncentrale België

Elke onderneming is verschillend en elk bedrijf heeft zijn of haar eigen behoeften. Een telefooncentrale is daarbij geen uitzondering. Het is dan ook onmogelijk om voor elke onderneming één uniform antwoord te geven op deze vraag. Afhankelijk van de eisen die u stelt aan uw telefooncentrale en de functies waarvan u gebruik wenst te maken kunnen de mogelijke installaties nogal uiteenlopen.

Een gehoste telefooncentrale is echter een schaalbare en uiterst flexibele oplossing die aan alle wensen kan voldoen. Of u werkt in een onderneming met tien medewerkers of u beschikt over een callcenter van honderd bedienden, de schaalgrootte van een telefooncentrale in de cloud is virtueel onbeperkt. U hoeft geen dure server aan te schaffen of extra aansluitingen te voorzien, u hoeft zich geen zorgen te maken over de aankoop van dure VoIP toestellen en u hoeft helemaal geen specialist in huis te halen om uw telefooncentrale draaiende te houden. Alles wat u nodig hebt wordt door uw provider voorzien, zodat u zich kan richten op wat voor u het belangrijkste is : het succes van uw onderneming.

Wie een telefoon centrale aankoopt, kan die volledig zelf naar wens instellen, uitbreiden of aanpassen. Maar daarbij komt meestal een aardig kostenplaatje kijken. Niet alleen bent u volledig zelf verantwoordelijk voor de installatie en het onderhoud, u moet daarbij zelf de nodige toestellen voorzien, de configuratie aanmaken en regelmatig de nodige updates uitvoeren.

Tegenwoordig zijn alle functies die u als onderneming nodig kan hebben ook inbegrepen in een telefooncentrale op huurbasis. Het voordeel van dit laatste is, dat u geen instapkosten hoeft te maken, u geen onderhoudskosten heeft en u toch kan genieten van een optimale flexibiliteit.

Het neusje van de zalm is hierbij het huren van een gehoste telefooncentrale. U hoeft geen fysieke server in uw onderneming te plaatsen, alles kan vanop afstand worden ingesteld, uw provider voorziet alle nodige updates en kan binnen afzienbare termijn inspelen op wijzigingen binnen uw onderneming. En u wordt nooit geconfronteerd met onvoorziene kosten.

Een VoIP telefooncentrale biedt het meest moderne, toegankelijke en flexibele systeem dat u momenteel kunt gebruiken voor uw bedrijfstelefonie. De mogelijkheden van zo’n centrale zijn quasi eindeloos. Heel wat functies worden standaard opgenomen, terwijl een aantal mogelijkheden optioneel beschikbaar zijn.

U kan uw bellers onthalen met een vaste boodschap, alvorens ze doorverbonden worden met de gevraagde dienst of medewerker. Daarbij kan u hen ook op basis van een keuzemenu geautomatiseerde informatie geven of doorschakelen met de correcte dienst, zodat hun vraag efficiënt en snel kan opgevolgd worden. Bij een groot aantal oproepen, kan ook een wachtrij worden ingeschakeld, zodat uw contacten één per één op uw diensten kunnen beroep doen. Is uw onderneming dan toch niet bereikbaar, bijvoorbeeld buiten de openingsuren of op feestdagen, dan zorgt uw telefooncentrale ervoor dat het spraakbericht van uw beller netjes als een email in uw postvak terecht komt.

Voor opleidingsdoeleinden en evaluatie kunnen gesprekken ook opgenomen en bewaard worden. Ook contractuele verbintenissen of verslagen van telefonische overlegmomenten moeten van opvolging kunnen voorzien worden. En het aantal binnenkomende en uitgaande oproepen of de gesprekstijd kan moeiteloos opgevolgd worden in handige statistieken.

U kan zelf uw nummer of nummers kiezen, omdat u niet langer afhankelijk bent van een fysieke locatie. Zo bent u met een buitenlands nummer makkelijker bereikbaar voor internationale klanten, of kan u met een gratis of betalend nummer verschillende diensten aanbieden.

Op basis van de ingelogde toestellen op het netwerk, gaat geen enkele oproep verloren en worden gesprekken automatisch doorverbonden met een aanwezige medewerker. U kan overigens ook uw eigen softwarepakketten integreren in uw telefooncentrale, zodat medewerkers bij elke oproep meteen de gegevens van de klant kunnen raadplegen of hun bestellingen opvolgen.

Onderweg of op een locatie buiten uw onderneming kan u via een app op mobiel of een web toepassing steeds verbinding maken met de telefooncentrale van uw bedrijf. Indien nodig kan u daarbij aanpassingen doorvoeren of bent u gewoon bereikbaar alsof u zich op uw bureau zou bevinden.

Dit zijn een aantal van de meest voorkomende functies bij VoIP telefonie, maar daarnaast kan uw telefooncentrale helemaal op uw maat worden ingesteld. Een callcenter inschakelen, SMS-diensten, een whitelist of zelfs een belfilter invoegen, zowat alles waar u maar van kan dromen is met een VoIP centrale mogelijk.

Het principe van VoIP verloopt wat betreft communicatie eigenlijk grotendeels hetzelfde als met de traditionele analoge telefonie. Ook bij VoIP telefonie worden toestellen verbonden met een soort centrale, al spreken we in dit geval van een server.

De aansluiting kan bij VoIP een internetkabel zijn, maar dit kan evengoed draadloos via wifi of via een mobiele dataverbinding. De server is daarbij een soort computer die zorgt dat alle inkomende en uitgaande oproepen naar het juiste toestel of de correcte externe ontvanger worden afgeleid.

De verbinding met uw telefooncentrale en het internet wordt gemaakt via een zogenaamde trunk-lijn. Deze lijn zorgt ervoor dat alle toestellen die verbonden zijn met uw telefooncentrale met elkaar kunnen communiceren. Om uw spraak om te zetten in digitale bestanden, is ook een SIP-codec nodig. Dit is een universele standaard die ervoor zorgt dat het coderen en decoderen van uw gesprekken correct verloopt. Aan de hand van deze codec kunnen externe netwerken uw data omzetten in bijvoorbeeld analoge audio, voor bestemmelingen die nog niet over VoIP beschikken. En bij binnenkomende oproepen verloopt het proces via de omgekeerde weg : gecodeerde data en analoge audio wordt omgezet via de SIP, zodat u die kunt beluisteren op uw telefoon of verbonden toestel.

Flexibiliteit

Indien u zelf over een fysieke telefooncentrale beschikt, kan die relatief eenvoudig uitgebreid of aangepast worden, maar dit brengt steeds een bijkomende kost met zich mee. Een extra telefoon voorzien, betekent automatisch ook een extra aankoop en installatie. Daarom hebt u in zo’n geval best steeds een medewerker bij de hand die kennis heeft van VoIP telefooncentrales, om u probleemloos door het hele proces te loodsen. Wanneer u echter een uitbreiding of aanpassing van uw onderneming wenst bij een gehoste centrale, kan ook uw telefonie makkelijk bijgestuurd worden. Hebt u nieuwe personeelsleden aangeworven? Dan zal uw provider heel snel een extra toestel bezorgen. Deze toestellen zijn vooraf geconfigureerd, waardoor ze na plaatsing meteen bruikbaar zijn. Ook het omgekeerde is van toepassing. Indien u minder toestellen nodig hebt, kunnen via de online toepassing eenvoudig de nodige aanpassingen doorgevoerd worden.

U werkt onafhankelijk van uw locatie

Afhankelijk van uw fysieke telefooncentrale en de opties die u zelf heeft voorzien of ingebouwd, kan u eventueel ook vanop afstand met uw telefooncentrale verbinding maken. Hierbij is de bereikbaarheid dan vooral afhankelijk van de internetverbinding van uw centrale. Bij een storing zal u volledige telefoonnetwerk onbereikbaar zijn. Maakt u de keuze voor een telefooncentrale in de cloud, dan kan elk toestel via een internetverbinding connectie maken met de online telefooncentrale waardoor u op zowat elke locatie aan de slag kan. Zelfs indien u over meerdere vestigingen beschikt, of uw medewerkers, zo nu en dan thuiswerken in de homeoffice, zullen zij steeds bereikbaar zijn. En mocht u een onderbreking in de internetverbinding hebben op één locatie, dan kan u nog steeds op een andere locatie of via mobiele dataverbinding verder.

Investeringskosten

Een eigen telefooncentrale moet u zelf aankopen en in vele gevallen ook zelf installeren of de installatie laten uitvoeren door een specialist, wat dan weer wat geld kost. Daarnaast moet u ook voorzien in de aankoop van het benodigd aantal toestellen. Een hosted VoIP oplossing behoeft echter geen dure investeringen. Het instappen kan snel, goedkoop en heel eenvoudig. Uw provider maakt uw centrale in de cloud aan, levert het gewenste aantal toestellen en configureert de nodige software en met een vaste maandelijkse kost, behoudt u steeds het overzicht.

Onderhoudsvriendelijkheid

Een fysieke centrale in uw onderneming, vereist toch enige kennis. U staat namelijk zelf in voor de gezondheid van het systeem. Updates moet u zelf handmatig uitvoeren en aanpassingen gebeuren op uw eigen verantwoordelijkheid. Bij een gehost pakket, laat uw provider de nodige software op zijn of haar servers draaien en hebt u geen nood aan een specialist binnen uw bedrijf om nieuwe updates of upgrades uit te voeren. Elke aanpassing van het systeem kan vanop afstand gebeuren en wordt gebruiksklaar aangeleverd. Nieuwe software wordt door uw provider automatisch voorzien en u hebt er geen omkijken naar.

Het beheer

Het beheer van een fysieke telefooncentrale is afhankelijk van de keuzes die u bij de installatie hebt gemaakt. Hebt u gekozen voor een online bereikbaar platform om de centrale te beheren, of hebt u een lokale server die handmatig moet bediend worden. Deze keuze zal bepalend zijn voor het gemak waarmee u uw telefooncentrale kan beheren. Bij een gehoste centrale kan u echter via de online toepassing of een app op uw mobiele toestel, op elk moment zelf aanpassingen doorvoeren. Het doorverbinden van oproepen, het aanpassen van de wachtrij, het beluisteren van opgenomen gesprekken enz, alle functies zijn met een eenvoudige klik beschikbaar. En wat u zelf niet lukt, kan met een eenvoudig telefoontje met de helpdesk van uw provider worden opgelost.

Het dataverbruik

In tegenstelling tot een eigen fysieke telefooncentrale verlopen alle telefoongesprekken van een gehoste centrale via uw internetverbinding. Dat betekent dat ook interne oproepen via uw datalijn verlopen. Bij grote ondernemingen kan dit bij momenten een extra belasting van het netwerk betekenen. Veel internetproviders bieden momenteel echter onbeperkte datapakketten aan, die zelfs de grootste belasting zonder moeite aankunnen.

Bij een analoge telefooncentrale, werd het aantal toestellen dat u kon aansluiten enerzijds beperkt door het aantal aansluitingen dat u ter beschikking had in uw onderneming en de capaciteit hiervoor op het schakelbord en anderzijds door het aantal buitenlijnen die op uw centrale waren aangesloten, zodat u steeds een maximaal aantal gelijktijdige gesprekken kon voeren.

Bij VoIP telefonie is dit aantal toestellen en gesprekken virtueel onbeperkt. De enige beperking waarmee u te kampen kan hebben, is het aantal gesprekken dat u en uw personeel gelijktijdig kunnen afhandelen. VoIP telefonie is dan ook geschikt voor elk type onderneming.

Hosted VoIP of hosted telefonie (beide betekenen hetzelfde) is een telefonie-oplossing waarbij geen telefooncentrale-apparatuur ter plaatse nodig is. Uw toestellen maken op afstand verbinding via het internet, wat betekent dat u alleen een toestel en een internetverbinding nodig heeft.

Bij hosted telefonie is uw telefoonsysteem ondergebracht in de cloud, in plaats van in uw kantoor. Het is ideaal voor kleine en grote bedrijven, callcenters en klantenondersteuningsafdelingen.

Bij hosted telefonie wordt gebruikgemaakt van cloudtechnologie, waardoor er geen dure fysieke hardware op locatie en geen analoge of ISDN-telefoonlijnen van telefoonaanbieders nodig zijn; in plaats daarvan wordt een bedrijfstelefoonsysteem op afstand gehost en via internet verbonden. In wezen wordt het telefoonsysteem een stuk software in plaats van hardware.

De externe locatie staat in vaktermen bekend als een Hosted PBX (Private Branch Exchange) en is toegankelijk via huurlijnen (lijnen speciaal voor uw bedrijf zonder ander extern verkeer) of andere hoogwaardige internetverbindingen. Het is een flexibele, betrouwbare en efficiënte manier om uw communicatie te beheren en zodra het geïnstalleerd is, kan het gemakkelijk beheerd worden en kunnen er eenvoudig extra functies toegevoegd worden om aan uw behoeften te voldoen.

Bij deze opzet zal een provider (zoals Belfabriek) de Hosted PBX huisvesten en de technologie en het onderhoud van het systeem verzorgen.

Bij een traditioneel telefoonsysteem daarentegen staat het systeem bij u ter plaatse en wordt het rechtstreeks aangesloten op een ISDN-lijn van een provider. Voor alle inkomende gesprekken heeft elk personeelslid een bureautelefoon nodig. Met gehoste telefonie kan het gesprek worden ontvangen op een bureautelefoon, softphone of mobiele toepassing.

Het is belangrijk om te weten dat Proximus heeft verklaard te stoppen met ISDN-diensten (Integrated Services Digital Network). Hosted telefonie is een natuurlijk alternatief omdat het gebruik maakt van dataverbindingen om gesprekken te leveren. In principe moeten bedrijven anno nu wel kiezen voor de cloud.

Het belangrijkste verschil tussen gehoste telefonie en op locatie telefooncentrales is hun locatie. Traditionele telefooncentrales zijn fysieke dozen die zich in uw kantoor bevinden. Een gehost telefoonsysteem bevindt zich echter in de cloud.

Dat is zo'n beetje het enige verschil tussen de twee.

Technisch gezien is een gehost telefoonsysteem gewoon een op locatie systeem dat is verplaatst naar een datacenter, en uw bedrijf kan er verbinding mee maken via uw internet, in plaats van uw telefoonlijnen.

Een grote zorg van veel bedrijven die erover denken om over te stappen op hosted telefonie is dat het totaal anders is, en dat ze daardoor hun hele systeem moeten veranderen. Dit is niet het geval.

Vanuit het oogpunt van de gebruiker zijn de twee zeer vergelijkbaar. Een telefoon op het bureau waarmee u kunt bellen en gebeld kunt worden vanaf uw toestel. Met bedieningen zoals wachten, doorschakelen, doorverbinden en meer. Maar als bedrijf hebt u toegang tot nuttige functies, zoals keuzemenu, wachtrij, gesprekken opnemen, enzovoort.

1. Bedrijven besparen doorgaans tussen 40% en 90% op de kosten van hun telefooncentrale wanneer zij overstappen op hosted telefonie.

2. Hosted VoIP diensten vereisen niet dat klanten dure apparatuur op locatie beheren en onderhouden, waardoor u meer tijd en budget overhoudt om u te richten op het runnen van uw bedrijf.

3. Hosted telefonie systemen bieden vaak een grotere mobiliteit in het beheer en gebruik van uw telefoonsysteem. Online portals zorgen voor snellere wijzigingen aan uw systeem, en met de smartphone-app beschikbaar voor iPhone en Android kunt u uw zakelijke gesprekken onderweg voeren en ontvangen.

De voordelen van bedrijfsmatige hosted telefonie beknopt samengevat:

• Geen kapitaaluitgaven vooraf

• Eenvoudige upgrades

• Betere dienstverlening

• Betere schaalbaarheid

• Gemakkelijker aan te passen en te personaliseren

• Medewerkers productiever

• Gemakkelijker te beheren en te administreren

• Onmiddellijke toegang tot innovatieve nieuwe bedrijfsoplossingen en -toepassingen

Al met al zult u merken dat hosted telefonie veel voordeliger is dan traditionele telefonie. U zult minder uitgeven aan infrastructuur, onderhoud en gesprekstarieven (vooral internationale bestemmingen). U krijgt ook meer voor uw geld - veel professionele functies zijn gratis, zoals tijdgebaseerde gespreksroutering, voicemail naar e-mail en gespreksopname.

Geen software hoeft per se geïnstalleerd te worden. Het Belfabriek telefoonsysteem is gehost in de cloud, wat betekent dat u nooit software hoeft te downloaden of upgrades hoeft bij te houden.

Heeft u juist liever wel een programma geïnstalleerd staan? Dan kunt u onze online bellen software (ook wel softphone genoemd) eenvoudig installeren op uw toestel naar keuze. Voor iOS (Apple) en Android (Google) toestellen hebben wij ook mobiele apps ter beschikking die u of uw medewerkers eenvoudig kunnen installeren via de app store, of nog makkelijker door middel van het scannen van een QR-code.

Aangezien ons hosted telefonie systeem niet geografisch afhankelijk is, kunt u gewoon uw telefoons inpakken en aansluiten op uw nieuwe kantoor.

Ja, meer zelfs, onze cloud-gebaseerde telefoonsystemen bevatten functies die de meeste organisaties zich niet konden veroorloven met hun bestaande telefooncentrale. U heeft nu de mogelijkheid om deze geweldige functies te beheren via onze eenvoudig te gebruiken webinterface, zonder dat je expertise nodig hebt.