Voicelog: Wat is Dat en Wat Kan en Mag er Allemaal?

Het opnemen van telefoongesprekken, ook wel bekend als voicelog, is een handige tool voor bedrijven. Of je nu gesprekken wilt opnemen voor trainingsdoeleinden, juridische redenen of om misverstanden te voorkomen, voicelog biedt waardevolle mogelijkheden. Maar wat mag er precies, en welke regels gelden er voor het opnemen van telefoongesprekken?

Wat is voicelog?

Voicelog, ook wel bekend als voicelogging of call recording, betekent simpelweg dat een gesprek wordt opgenomen. Zo’n opname kan dienen als bewijs, bijvoorbeeld bij telefonische verkoop of het afsluiten van een abonnement. Ook kun je opgenomen gesprekken gebruiken voor training van medewerkers of om contracten vast te leggen.

Het opnemen van telefoongesprekken klinkt soms spannend, maar het mag zolang je voldoet aan bepaalde voorwaarden. Denk bijvoorbeeld aan het informeren van de klant dat het gesprek wordt opgenomen en waarom.

Wat kun je doen met voicelog?

1. Trainingsdoeleinden

Gesprekken opnemen is ideaal voor het trainen van medewerkers. Bij callcenters kun je gesprekken analyseren om te leren wat beter kan. Dit helpt om de dienstverlening te verbeteren en misverstanden met klanten te voorkomen.

2. Juridisch bewijs

Een opgenomen telefoongesprek kan een geldige overeenkomst zijn. Bij telefonische verkoop wordt vaak expliciet gevraagd of de consument akkoord gaat met een contract of abonnement. Het “ja” van de klant geldt in zo’n geval als een juridisch bewijs, vergelijkbaar met een handtekening.

3. Problemen voorkomen

Opnames helpen bij het oplossen van geschillen. Als een consument aangeeft dat iets anders is gezegd tijdens een telefoongesprek, kun je dit controleren door de opname te beluisteren. Dit voorkomt tijdrovende misverstanden.

Wat mag wel en niet bij gesprekken opnemen?

Het opnemen van telefoongesprekken is toegestaan in België, maar je moet je aan bepaalde regels houden:

• Informeren: Je bent verplicht om de consument te laten weten dat het gesprek wordt opgenomen. Dit moet aan het begin van het gesprek duidelijk worden vermeld. Veel bedrijven gebruiken zinnen zoals: “Dit gesprek kan worden opgenomen voor trainingsdoeleinden.” In sommige gevallen wordt de klant de optie gegeven om aan te geven dat dit niet gewenst is.

• Toestemming: De consument moet worden geïnformeerd over de reden van de opname. In België kennen we twee geldige redenen: de opnames worden gebruikt voor trainingsdoeleinden of voor het vastleggen van (contractuele) overeenkomsten.

• Persoonsgegevens: Bij het opnemen van telefoongesprekken wordt ook de verwerking van persoonsgegevens gereguleerd door de Autoriteit Persoonsgegevens. Je moet zorgvuldig omgaan met deze gegevens en mag ze alleen bewaren zolang dit nodig is.

• Gebruik: Je mag de opnames alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn gemaakt. Opnames voor trainingsdoeleinden mogen bijvoorbeeld niet worden gebruikt in juridische zaken.

Voicelog bij Belfabriek

Met Belfabriek kun je eenvoudig telefoongesprekken opnemen. Wij bieden standaard een gratis voicelogfunctie aan bij ons abonnement. De opnames blijven een dag beschikbaar in de cloud en kunnen eenvoudig worden gedownload. Voor uitgebreidere opslagopties zijn er premium pakketten waarmee je opnames tot een maand in de cloud kunt bewaren.

Met Belfabriek kun je:

• Gesprekken opnemen en later beluisteren.

• Bewijzen vastleggen voor contracten of telefonische verkoop.

• Je medewerkers trainen met echte klantgesprekken.

• Altijd voldoen aan de regels rond telefoongesprekken opnemen.

Conclusie

Voicelog is een krachtige tool voor bedrijven die waarde hechten aan klanttevredenheid, juridische zekerheid en efficiënte bedrijfsvoering. Door telefoongesprekken op te nemen kun je klanten beter van dienst zijn, misverstanden voorkomen en medewerkers effectiever trainen. Zorg wel dat je altijd aan de wettelijke regels voldoet en informeer klanten correct. Met de voicelogdiensten van Belfabriek heb je alle middelen om professioneel en compliant gesprekken op te nemen!