Telefoon bandje inspreken | 5 tips beste antwoordapparaat boodschap

U doet natuurlijk uw best om zo goed mogelijk bereikbaar te zijn voor uw klanten. Maar op piekmomenten en buiten kantoortijden kan het dan toch gebeuren dat u uw klanten even niet te woord kunt staan. Een digitaal antwoordapparaat, ook wel telefoonbandje genoemd, biedt dan uitkomst. Bellers kunnen namelijk op het antwoordapparaat een boodschap achterlaten, waarna het audiobestand per mail naar u wordt uitgestuurd. Zo kunt u het bestand terugluisteren wanneer het u uitkomt.

Normaliter vertrouwt u op uw medewerkers om uw bedrijf telefonisch te representeren, maar bij een antwoordapparaat zal dat met een vooraf ingesproken tekst moeten gebeuren. Hier volgen 5 tips om dat op een zo goed mogelijke manier te doen.

1 - Houd het kort

Klanten komen liever niet met een antwoordapparaat in contact. Ze belden waarschijnlijk om een persoon aan de lijn te krijgen. Houd daar rekening mee bij het inspreken van de welkomstboodschap. Wees vriendelijk, maar houd het verder kort en bondig.

2 - Start met het zeggen wie u bent

Het spreekt voor zich, maar het wordt nog wel eens vergeten: noem nog wel even de naam van het bedrijf op het telefoonbandje. De klant heeft een telefoonnummer ingetoetst en vervolgens gebeld, dan is het verstandig om even te bevestigen dat de klant naar het juiste nummer heeft gebeld.

3 - Zorg voor een stille ruimte

Een opname hoeft niet altijd van studiokwaliteit te zijn, maar zorg er wel voor dat er niet allerlei geluiden op de achtergrond te horen zijn. Toeterende auto’s, gierende wind of pratende mensen op de achtergrond tijdens de boodschap op uw antwoordapparaat zijn niet alleen storend voor de beller, maar ook onprofessioneel. Lukt het u niet om een goede opname te maken? Via de Belfabriek kunt u ook een professionele opname laten maken. Er is keuze uit verschillende mannelijke en vrouwelijke stemacteurs.

4 - Doe wat u zegt

Let goed op bij de beloftes die u maakt via uw antwoordapparaat. Belooft u binnen een dag terug te bellen? Zorg dan dat u dit ook waar kan maken.

5 - Wees uniek en persoonlijk

Elk contact met uw bedrijf is er één, dus ook contact met uw antwoordapparaat. Spreek het bericht in op een unieke en persoonlijke manier, die past bij de kernwaarden van uw bedrijf. Tutoyeren of vousvoyeren, humoristisch of juist heel serieus: zorg dat klanten ook bij dit contactmoment echt uw bedrijf herkennen.