Zo zet jij een perfect klantcontact op voor jouw webshop

Je hebt jouw website opgezet, de levering van voorraad en de bezorging van bestellingen is geregeld en de eerste bestellingen komen misschien zelfs al binnen. Maar heb jij jouw telefonische klantcontact wel goed geregeld?

Niet alle klanten van een online winkel willen uitsluitend via e-mail, online formulieren, forums of chat contact met jou hebben. Klanten hebben er behoefte aan te weten dat er achter jouw digitale winkelruit ook echte mensen werken.

Voor veel klanten is het ontbreken van een mogelijkheid tot direct contact zelfs een reden de online winkel weer te verlaten. Je verliest dan een klant die bereid was te kopen!

Dit is allemaal eenvoudig op te lossen door een klantvriendelijk telefoonnummer op de website te zetten.

Een telefoonnummer geeft klanten in zo'n geval de mogelijkheid juist het soort contact te zoeken waar zij behoefte aan hebben: om net die ene, voor hen belangrijke, vraag te kunnen stellen, om even dat beetje persoonlijke aandacht te krijgen en een geruststellend antwoord te ontvangen.

En toch moet dit ook niet ten koste gaan van jouw eigen productiviteit. Vooral als beginnende of kleine webshop is het balanceren van klantcontact en overige activiteiten belangrijk.

Dit alles is in een handomdraai te realiseren zonder dat je in nieuwe telefoons, centrales of netwerken hoeft te investeren !

Wij laten je in dit artikel zien hoe je dat kunt doen.

Het ideale telefonische klant contact voor een webshop

Voordat we het gaan hebben over hoe we klantcontact voor een webshop kunnen opzetten, is het belangrijk eerst stil te staan bij de vraag aan welke voorwaarden dit telefonisch klantcontact moet voldoen.

Hieronder zetten wij de belangrijkste eisen voor zo'n dienst op een rij, wat de meest voorkomende problemen zijn en hoe je die eenvoudig oplost.

Perfecte bereikbaarheid

In de eerste plaats moet een telefonische klantenservice natuurlijk perfect bereikbaar zijn. Dat klinkt misschien als een open deur, maar als beginnende of kleine webshop ben jij waarschijnlijk niet de hele dag op kantoor. Je hebt afspraken met leveranciers, je bent bestellingen aan het afhandelen, de boekhouding aan het bijwerken: er is altijd nog meer te doen. Jij wilt letterlijk daar bereikbaar zijn, waar je je op dat moment bevind. Jouw telefoontjes moet je net zo makkelijk onderweg of vanuit huis kunnen beantwoorden, als op kantoor.

Wanneer jouw shop al wat groter is en je personeel in dienst hebt, wil je eenvoudig kunnen doorschakelen naar collega's, ook als zij zich thuis bevinden.

Een telefoonnummer van Belfabriek is in al deze gevallen een perfecte oplossing omdat het hierbij om een virtueel telefoonnummer gaat. Bellers worden via jouw telefoonnummer doorgeschakeld naar een door jou ingesteld toestel. Dit gebeurt realtime, zonder dat de beller daar iets van merkt.

Je kunt pas écht flexibel werken, wanneer je de toestellen waarnaar gesprekken toe gaan snel en eenvoudig kunt wijzigen wanneer dat maar nodig mocht zijn.

Klanten van Belfabriek doen dit in real-time, net zo vaak als nodig is en zonder extra kosten met onze telefoon-tool.

Belangrijke functionaliteit

Net als jouw webshop, wil je ook jouw telefonisch contact professioneel inrichten. Zo wil je dat jouw bellers gepast begroet worden met een vooraf opgenomen welkomsttekst, ze eventueel in een wachtrij komen wanneer je op dat moment toevallig in gesprek bent, of dat ze automatisch doorgestuurd worden naar het digitale antwoordapparaat zodat je deze klanten later alsnog te woord kunt staan.

Al deze en nog veel meer extra diensten worden uitgevoerd door het Interactive Voice Response (IVR) systeem dat ook jouw gesprekken doorschakelt.

Je bepaalt zelf van welke telefoonfuncties je gebruik maakt. Ook kan je deze instellingen op elk willekeurig moment wijzigen. Zo heb je de volledige controle over jouw telefoonnummer en zorg je ervoor dat jouw nummer altijd optimaal is aangepast aan de eisen van jouw bedrijf !

Belstatistieken

Natuurlijk houd je voor jouw website precies bij hoeveel mensen per dag de site bezoeken, waar zij vandaan komen, hoelang ze op de site blijven en nog veel meer. Zo kan je tenslotte jouw webshop optimaliseren.

Maar waarom zou je niet hetzelfde doen met jouw telefonische dienstverlening?

Stel je eens voor hoe je deze kunt verbeteren door precies te weten waar bellers vandaan komen, op welke dagen en tijden er het meeste gebeld wordt, en hoeveel bellers er al ophangen voor je de telefoon hebt kunnen beantwoorden?

Klanten van Belfabriek hebben gratis toegang tot grafische statistieken die deze en andere belangrijke data over gesprekken en bellers direct inzichtelijk maken. Zij kunnen er zelfs voor kiezen deze gegevens per e-mail te ontvangen. Zo hoef je niet steeds in te loggen en blijf jij altijd op de hoogte van de belangrijkste gegevens !

Altijd en overal directe controle over jouw nummer

Wijzigingen moet je op de meest onverwachte momenten aanbrengen en natuurlijk kun je niet meerdere werkdagen wachten om een simpele wijziging van de instellingen van jouw nummer uit te laten voeren.

Wij hebben daarom veel geïnvesteerd in een online omgeving die jou volledig inzicht en controle geeft over het telefoonnummer. Ook krijg je er bij ons een app bij voor mobiel of tablet waarmee je, ook onderweg, jouw nummer kunt beheren.

Jouw eigen perfecte klantcontact dienst opzetten

Nu we gezien hebben wat de belangrijkste verwachtingen zijn waaraan een professioneel telefonisch klantcontact moet voldoen is het tijd om stap voor stap te zien hoe jij dit in praktijk brengt. Kortom: hoe je een nummer kiest en aanvraagt en hoe je vervolgens de eigen klantenservice opzet.

Stap 1: Een nummer kiezen

Wanneer je nog geen telefoonnummer hebt zal je eerst een nummer moeten kiezen en aanvragen.

Laten we beginnen te kijken welke nummersoorten er zijn en welke het meest geschikt is voor een webshop.

Je kent natuurlijk de vertrouwde 0800-nummers, lokale regio-gebonden telefoonnummers en door webshops steeds meer gebruikte 078-nummers.

Wat is het voordeel van deze nummers?

Ten eerste zijn 078-nummers niet verbonden met een specifieke plaats or regio. Het zijn dus nummers die een landelijke uitstraling hebben en direct duidelijk maken dat jij landelijk werkt.

Voor bellers zijn 078-nummers aantrekkelijk omdat het gesprek nooit meer kost dan bellen naar een gewoon vast nummer.

Tegelijkertijd is een 078-nummer voor jou goedkoper dan een 0800-nummer, omdat je niet alle kosten voor de gesprekken in rekening gebracht krijgt.

Deze 078-nummers worden per stuk aangevraagd en toegewezen. De afgelopen jaren is de vraag naar 078-nummers dusdanig toegenomen, dat wij een flink blok van deze nummers in voorraad hebben. In onze 078-nummershop heb je dan ook een ruime keuze uit beschikbare nummers die wij vaak dezelfde werkdag voor jou kunnen inrichten en aansluiten.

Kies je voor een 0800-nummer dan vind je de beschikbare nummers in onze online 0800-nummershop.

Heb je een nummer gevonden dat jou bevalt, dan rond je de aanvraag binnen een paar minuten geheel online af.

Zodra jouw aanvraag bij ons binnen komt verzorgen wij de verdere activatie van het nummer. Nadat jouw nummer aanvraag is goedgekeurd, gaan wij voor jou aan de slag om het nummer ook werkend te maken.

Of je nu kiest voor een 078-nummer, lokaal of 0800-nummer, wanneer je het nieuwe nummer bij Belfabriek registreert verzorgen wij de aanvraag en aansluiting van jouw nummer en heb je direct toegang tot alle belangrijke extra functionaliteiten.

Stap 2: De inrichting van jouw nummer

Nu je een nummer gekozen heeft en de aanvraag door ons verwerkt wordt, is het tijd om over de opzet van jouw nummer na te denken.

De welkomsttekst

Het eerste dat bellers horen wanneer zij jouw nummer bellen is de welkomsttekst. Deze dient om bellers op hun gemak te stellen: ze zijn nu met jouw organisatie telefonisch verbonden en jij doet er alles aan om het gesprek zo snel en goed mogelijk af te handelen.

Kies bij het opnemen van deze tekst voor een passende stem. Dat kan jouw eigen stem zijn of die van één van jouw collega's. Je kunt ook gebruik maken van onze voordelige professionele stemmen !

Gesloten melding

Maak ook een variatie op jouw welkomsttekst voor dagen en tijden waarop je gesloten en dus niet bereikbaar bent. Deze tekst wordt ook wel een gesloten melding genoemd. Deze wordt apart opgenomen en alleen bellers buiten openingstijden krijgen deze tekst te horen.

Na het afspelen van een gesloten melding kun je jouw bellers door laten verbinden met het digitale antwoordapparaat. Deze neemt een bericht van de beller op en stuurt dit vervolgens naar jouw email adres. Op deze manier kan jij, op een voor jou geschikt moment, reageren.

Overige functies

Bedenk ook welke overige functionaliteiten jij wilt gebruiken. Je vindt een volledige lijst met beschikbare functies op de nummerinstellingen pagina van het dashboard.

Stap 3: op weg naar de lancering

Zodra jouw aanvraag is verwerkt en jouw nummer geactiveerd wordt, wordt er door een van onze medewerkers contact met jou opgenomen. Vanaf dat moment gaan zij, samen met jou, er voor zorgen dat het nummer helemaal opgezet wordt zoals jij dat wilt.

Je ontvangt op dat moment ook de inlog gegevens voor het dashboard. Hier kan je alle instellingen voor de telefoonnummers beheren.

Op de toekomst voorbereid

Ook na de lancering zal jouw telefoonnummer met jouw webshop meegroeien.

Groeit jouw webshop en moet jij binnenkomende gesprekken over meerdere medewerkers of afdelingen verdelen? Dan kan dat snel en eenvoudig, zonder dat jou dit een cent extra kost.

Ook extra vestigingen elders in het land voeg je eenvoudig toe aan aan jouw bestaande nummer !

Begin vandaag nog

Je ziet het: de perfecte start van een goed klantcontact begint vandaag met een telefoonnummer van Belfabriek. Als jij nu jouw 078-nummer aanvraagt kan je morgen al perfect bereikbaar zijn !