Belplan

Om zelf te kunnen bepalen wat er gebeurt als er naar het telefoonnummer van uw bedrijf gebeld wordt, is een belplan nodig. Maar wat is een belplan precies? Waarom heeft u er één nodig en waar moet u op letten wanneer u een belplan opstelt?

Wat is een belplan?

Met een belplan bepaalt u wat er precies gebeurt als er gebeld wordt naar uw zakelijke telefoonnummer. Het is vergelijkbaar met een stappenplan. Vanaf het moment dat de telefoon overgaat kunt u zelf bepalen hoe uw klant te woord wordt gestaan. Zo kunt u instellen dat er een bepaald bericht bij aanvang wordt afgespeeld met belangrijke informatie voor de beller. Dat noemen we ook wel een welkomstboodschap. Ook kan er in het belplan vastgelegd worden dat er doorgeschakeld moet worden naar een voicemail of een specifieke afdeling. Het belplan is kortom een blauwdruk van de reis die de beller aflegt wanneer die u belt, zodat uw klant zo goed mogelijk geholpen wordt.

Waarom is een belplan belangrijk?

Een belplan zorgt ervoor dat u goed nagedacht heeft over hoe u precies wilt dat de klanten die u bellen te woord worden gestaan. Wat is het eerste dat uw klanten moeten horen? Hoe zorgt u dat ze zo snel mogelijk bij de juiste persoon terecht komen? Wilt u overbodige telefoontjes afvangen door middel van een gesproken bericht te verwijzen naar uw website of naar een voicemail waar de klant een bericht kan inspreken? Allemaal vragen die u kunt stellen bij het opstellen van een belplan. Uiteindelijk zal een goed belplan er voor zorgen dat uw klanten snel en naar tevredenheid geholpen worden wanneer zij u opbellen.

Waar op letten bij het opstellen van een belplan?

Het is niet moeilijk om een belplan op te stellen. Zolang er maar goed nagedacht is over hoe u het graag zou willen. Houd daarbij in ieder geval de volgende zaken in gedachte:

• Denk goed na over de eerste melding of het welkomstbericht dat uw klanten zullen horen. Een eerste indruk is altijd belangrijk en kan bepalend zijn voor het verloop van de rest van het gesprek

• Laat een beller niet langer dan 20 tot 30 seconden wachten voordat er iemand aan de lijn komt. Dit voorkomt irritatie of zelfs klanten die het gesprek beëindigen

• Houd er rekening mee dat wanneer er doorgeschakeld wordt naar een mobiel nummer, dit tot 5 seconden extra wachttijd kan opleveren. Dit kan van invloed zijn op uw belplan, aangezien u de wachttijd niet te lang wilt laten oplopen

Tot slot ligt een belplan nooit voor altijd vast. U kunt het altijd weer aanpassen aan nieuwe inzichten of aan veranderde omstandigheden. Luister naar de ervaringen van uw klanten en medewerkers en pas uw belplan daar op aan. Zo blijft uw telefonische bereikbaarheid steeds up-to-date. Voor klanten van Belfabriek is dit een fluitje van een cent, o.a. via de gebruiksvriendelijke app. Hiermee kunt u met een druk op de knop het belplan eenvoudig wijzigen en direct actief maken, waar u maar bent, thuis, op vakantie, op zakenreis, dat maakt niet uit.