Utiliser l'enregistrement des appels pour enregistrer les rendez-vous

Il nous est régulièrement demandé si nous pouvons faire des enregistrements de notreenregistrement des appels sont également valables comme preuves dans un éventuel procès.

Ce qui est encore plus intéressant qu'une réponse juridique concluante à cette question - que vous pouvez d'ailleurs obtenir auprès de votre avocat - c'est qu'une utilisation intelligente de l'enregistrement des appels peut, dans de nombreux cas, éviter un procès coûteux et souvent long.

Nous avons tous fait l'expérience de nous souvenir de quelque chose de différent de ce qui a été convenu verbalement. Souvent, il s'agit de différences d'interprétation mineures ou peut-être négligeons-nous un détail qui est important pour l'autre partie.

Parfois, une telle différence d'opinion sur ce qui a été convenu exactement peut être importante et peut également avoir de graves conséquences.

Dans ce cas, il est utile que les accords soient immédiatement et clairement consignés d'une manière compréhensible et acceptable pour les deux parties. L'enregistrement des appels est un tel moyen pour les accords passés par téléphone.

Nous vous donnons ci-dessous 3 conseils sur la manière d'utiliser efficacement l'enregistrement des appels et d'éviter d'aller au tribunal.

1. Annoncer le tournage

Faites toujours savoir, au début de l'appel téléphonique, qu'il sera enregistré et dans quel but. Vous pouvez facilement le faire en l'ajoutant à votre texte de bienvenue.

De cette façon, vous vous assurez que votre interlocuteur et vous-même ne commencez pas à promettre des choses que vous préféreriez ne pas vous rappeler ou garder plus tard.

Il est important que vous n'utilisiez pas par la suite les enregistrements à d'autres fins que celles indiquées dans l'annonce.

2. Établir que l'enregistrement est une représentation exacte de l'accord.

En acceptant verbalement et explicitement que l'enregistrement est une représentation exacte de l'accord conclu, vous évitez toute discussion ultérieure à ce sujet.

Vous pouvez le faire facilement, par exemple en incluant les éléments suivants dans la conversation :
"Comme vous le savez, cette conversation est enregistrée. Êtes-vous d'accord pour que nous conservions cet enregistrement afin qu'à l'avenir, ce que nous avons convenu soit clair ?"

Lorsque l'appelant répond par l'affirmative, indiquez à nouveau que vous allez sauvegarder l'appel.

Vous avez maintenant créé une situation dans laquelle les deux parties peuvent être plus rassurées quant aux accords conclus, car elles savent qu'ils ont été enregistrés.

3. Utilisez l'enregistrement pour désamorcer la situation

Si vous appliquez les deux premiers conseils, vous verrez que le nombre de divergences d'opinion sur les accords conclus diminue de façon spectaculaire. Cependant, de temps en temps, une situation peut se présenter dans laquelle vous et votre client n'êtes pas d'accord et chacun se souvient de quelque chose de différent.

Dans un tel cas, n'aggravez pas la situation en disant"J'ai raison, j'ai l'enregistrement pour le prouver".. Votre client se sentira alors attaqué et sera plus enclin à essayer de prouver que vous avez tort, ce qui ne contribuera pas à résoudre le désaccord.

Il est préférable de proposer d'écouter l'enregistrement ensemble afin de pouvoir ensuite procéder sur la base des accords conclus précédemment, ou de tout nouvel accord.

Bien sûr, il ne s'agit pas de savoir lequel des deux a raison !

Commencer aujourd'hui ne coûte rien

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Vous pouvez enregistrer toutes vos conversations, sans limitation du nombre ou de la durée des enregistrements. Vous pouvez réécouter les conversations à partir de votre panneau de contrôle en ligne.Mon Beffroi.

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