Texte de messagerie vocale d'entreprise | Exemples professionnels et amusants

Idéalement, vous aimeriez être disponible pour vos clients, mais il y a des moments où ce n'est tout simplement pas possible. En dehors des heures d'ouverture, bien sûr, mais aussi en cas de fermetures ou d'absences prolongées et anticipées, comme pendant l'été, les vacances de Noël ou les fêtes nationales.

La messagerie vocale est également perçue par l'appelant comme un moment de contact, il est donc important de l'optimiser. Il existe de nombreuses options, mais à quoi ressemble un bon texte de messagerie vocale d'entreprise ?

Qu'est-ce qu'une boîte vocale d'entreprise ?

Une boîte vocale d'entreprise n'est en fait pas différente de la boîte vocale couramment utilisée dans les foyers privés : s'il n'y a pas de réponse, l'appelant entend un message suivi d'un bip, et l'appelant peut alors laisser un message. Ce qui rend un message vocal d'entreprise légèrement différent est, tout d'abord, que le message de bienvenue n'est pas au nom d'un individu, mais en fait au nom d'une entreprise entière.

Cela signifie qu'il faut bien réfléchir à la voix, au message et, bien sûr, au suivi. En outre, la messagerie vocale professionnelle via le Belfabriek offre des avantages pratiques, comme la possibilité de recevoir le message vocal par e-mail, ce qui le rend encore plus facile à écouter.

Pourquoi une boîte vocale d'entreprise est importante

Bien entendu, vous préférez vous adresser personnellement à tous les clients. Mais aux heures de pointe, en dehors des heures de bureau et lorsque votre bureau est fermé, l'appelant doit parfois tomber sur la messagerie vocale. Un service de messagerie vocale professionnel vous permet d'offrir à vos clients la meilleure expérience possible, même s'ils n'ont pas d'employé au bout du fil.

Il se peut que la boîte vocale soit utilisée pour laisser un message sur le répondeur de l'entreprise. C'est alors l'occasion d'accueillir vos clients conformément au message de bienvenue habituel, de leur indiquer les heures d'ouverture ou toute autre raison pour laquelle ils reçoivent le message vocal. Vous pouvez faire tout cela dans un ton qui convient à votre entreprise. Si le suivi est également rapide, l'expérience client sera toujours aussi professionnelle que possible, même si le contact se fait par messagerie vocale.

Qu'est-ce qui est important lors de l'enregistrement d'un texte de messagerie vocale d'entreprise ?

"Bienvenue, malheureusement personne n'est disponible pour le moment. Veuillez réessayer pendant les heures de bureau ou laissez un message après le signal sonore. Nous vous rappellerons dès que possible. Ce n'est qu'un exemple de texte simple de boîte vocale d'entreprise que l'on entend souvent. Mais il existe de nombreuses autres possibilités. Maintenant que vos clients sont arrivés à la messagerie vocale de toute façon, vous feriez mieux d'en tirer le meilleur parti. Nous énumérons les points les plus importants à prendre en compte.

Choisissez la bonne voix

Le premier choix, et peut-être le plus important, est celui de la voix. Selon vous, quelle voix convient le mieux à votre entreprise ? Il peut s'agir de votre propre voix ou de celle d'un employé. Dans tous les cas, veillez à ce que la personne qui chante le texte du message vocal professionnel s'exprime bien, parle calmement et clairement et sur un ton qui convient à votre entreprise. Il peut être très formel, mais bien sûr, il peut aussi être très léger et souple. Tout dépend des valeurs et de l'identité de l'entreprise.

Facultatif : confier la tâche à un acteur professionnel, pour avoir une idée, écoutezdémos d'acteurs et d'actrices affiliés à Belfabriek. Un large choix de voix professionnelles et chaleureuses. Choisissez la voix que vous préférez et faites-le nous savoir. Nous disposons de modèles, mais vous pouvez également fournir votre propre texte. Nous vous communiquerons ensuite le tarif applicable. C'est ensuite à vous de décider de l'externalisation ou non.

Empêcher le bruit de fond

Il est très peu professionnel d'entendre un bruit de fond pendant un message d'accueil professionnel sur une boîte vocale. Par conséquent, veillez à ce que le message d'accueil de la messagerie vocale professionnelle soit enregistré dans une pièce calme afin qu'aucun bruit de fond ne puisse être entendu.

Soyez poli

Cela peut sembler évident, mais il est bien sûr important que le texte de la boîte vocale soit aussi poli que possible. Si vous avez une culture d'entreprise informelle, le texte peut être prononcé de manière joyeuse et informelle, mais il peut aussi rester poli. N'oubliez pas, par exemple, de mentionner non seulement que personne n'est disponible pour le moment, mais aussi pourquoi. N'oubliez pas de mentionner comment se déroulera le suivi, quand vous serez à nouveau disponible par téléphone, etc.

Maintenir le rendez-vous

Enfin, bien sûr, il est important de respecter le rendez-vous. Un accord tel que "Nous vous rappellerons dès que possible" n'est pas très engageant, mais les clients s'attendent quand même à être appelés dès que possible. Si vous savez à l'avance que le suivi d'un message prendra beaucoup de temps ou plus que la normale, adaptez le texte de la boîte vocale (temporairement) en conséquence. Les clients de Belfabriek peuvent facilement ajuster/changer la messagerie vocale en appuyant sur un bouton dans l'application lorsque la situation l'exige.

Utiliser la messagerie vocale comme un répondeur numérique

Maintenant que vous savez ce qu'il faut prendre en compte lors de l'enregistrement du texte de bienvenue pour la messagerie vocale d'entreprise, il est bon de savoir que la messagerie vocale est aussi souvent utilisée comme un répondeur numérique. Les appelants laissent un message sur votre numéro de téléphone général et ce message est ensuite envoyé par courrier électronique sous forme de fichier audio à l'adresse électronique de leur choix.

Il s'agit d'une option qui est déjà largement utilisée, par exemple, pour les prescriptions répétées dans les cabinets médicaux. Cela peut être un très bon moyen d'éviter l'encombrement de la ligne, car les demandes unilatérales des clients qui peuvent également être traitées par un contact réel peuvent être traitées de cette manière, sans que les autres clients aient à attendre.

Qu'est-ce qu'un bon texte de messagerie vocale d'entreprise ?

Lorsque le texte de la boîte vocale est effectivement enregistré, cela peut prendre un certain temps pour trouver le bon texte. Si tous les conseils ci-dessus sont pris en compte, il y a déjà quelques poignées. Mais comment formuler exactement le bon texte ? Et quels sont les textes couramment utilisés pour la messagerie vocale d'entreprise, par exemple ?

Textes amusants sur la messagerie vocale

Nous avons mentionné précédemment qu'il est important de s'adresser aux clients de manière polie, tant au téléphone lors d'une conversation que par le biais de la messagerie vocale. Cependant, de nombreuses entreprises aiment que les messages vocaux soient humoristiques. Les messages vocaux amusants auxquels vous pouvez penser sont par exemple : "Ceci est le message vocal de [votre (nom de société)]. Malheureusement, nous ne sommes pas disponibles pour le moment. Veuillez laisser votre nom, votre numéro de téléphone et votre message après le bip...".

• ... Et nous vous rappellerons dès que nous aurons quitté le toit (entreprise de couverture ou de plomberie).

• ...Et nous allons vous donner une réponse rapidement (entreprise de logistique, de livraison ou de courrier)

Logiquement, un tel message devrait vraiment vous convenir. Si vous avez l'habitude de communiquer de manière très formelle, les messages vocaux agréables sont moins adaptés.

Exemples de textes pour la messagerie vocale

Outre les textes amusants pour la messagerie vocale, il existe également de nombreux exemples de textes plus formels pour votre standard ou votre boîte vocale. Voici quelques exemples courants :

• "Bonjour et merci d'avoir appelé [nom de l'entreprise / votre nom]. Veuillez laisser un court message et nous vous répondrons dans les plus brefs délais. Passez une bonne journée !"

• "Vous avez appelé [nom de l'entreprise]. Nous ne pouvons pas prendre votre appel pour le moment, mais nous nous ferons un plaisir de vous rappeler. Veuillez laisser votre nom, votre numéro, la raison de votre appel et le meilleur moment pour vous rappeler - nous ne voulons pas vous rater à nouveau. Nous espérons pouvoir vous parler bientôt. "

• "Merci d'avoir appelé [votre entreprise]. Nous sommes impatients de vous parler. Laissez-nous vous rappeler lorsque nous serons disponibles en laissant votre nom, vos coordonnées et la raison de votre appel. Passez une bonne journée."

Vous pouvez vous inspirer des exemples, mais choisissez avant tout un texte de messagerie vocale adapté à votre entreprise. Si vous souhaitez obtenir des conseils professionnels sur la manière d'enregistrer le texte de votre boîte vocale professionnelle, la Belfabriek est prête à vous aider.