Comment satisfaire les appelants occupés

Les opérateurs téléphoniques ne peuvent y échapper : les appelants qui sont pressés. Que ces appelants soient sur le point de monter dans un avion ou qu'ils soient impatients de nature, ils exigent un numéro de service rationalisé.

Les appelants pressés veulent généralement trois choses :

• Appelez une personne au téléphone dès que possible.

• Obtenir une solution à leur problème ou une réponse à leur question le plus rapidement possible

• Lorsque le personnel n'est pas disponible, il peut laisser un message et en recevoir la confirmation.

Vous vous reconnaissez peut-être dans les points ci-dessus. En fait, chaque appelant mérite d'être aidé rapidement. Mais comment pouvez-vous préparer votre organisation à cette éventualité ? Heureusement, le Belfabriek rend cela possible grâce à un système de réponse vocale interactive (IVR) hypermoderne. Ce SVI offre aux détenteurs d'un certain nombre de fonctions supplémentaires très pratiques. Ces fonctions sont idéales pour satisfaire les appelants aux heures de pointe. Voyons lesquelles de ces fonctions vous pouvez activer.

Répondez aux appelants plus rapidement

Comme nous l'avons mentionné plus haut, les appelants pressés veulent parler à l'un de vos collaborateurs le plus rapidement possible. Un texte de bienvenue confirme que les gens ont appelé le bon numéro. En gardant ce message court, vous évitez que les appelants soient frustrés. Il en va de même pour le menu de sélection avec lequel les appelants sont dirigés vers le bon employé : veillez à ce qu'il y ait un nombre limité d'options, divisées en deux niveaux maximum. De cette façon, les appelants obtiendront un membre du personnel en ligne en un rien de temps.

Lignes occupées ? Activez les fonctions suivantes

Malgré ces précautions, il est possible que vos employés soient occupés au même moment et ne puissent pas répondre immédiatement aux nouveaux appelants. Comment vous préparez-vous à cela ? Le SVI de Belfabriek vous offre deux fonctions simples que vous pouvez activer immédiatement.

La file d'attente

Lorsque tous vos employés sont en cours d'appel, les nouveaux appelants sont placés dans la zone d'attente de l'entreprise.file d'attente placé. Nous lui fournissons une musique agréable et faisons savoir à l'appelant toutes les 45 secondes combien d'attentes l'attendent encore. Il vous appartient de fixer un temps d'attente maximum. La meilleure pratique est un temps d'attente maximum de cinq à huit minutes. Si ce délai est dépassé, l'appelant aura la possibilité de demander une prolongation.messagerie vocale veuillez laisser un message. Montrez que vous avez l'esprit de service et rappelez cette personne dès que possible.

Le débordement

Avec cette fonction, vous envoyez ce que l'on appelle le débordement à un deuxième numéro. Les appelants qui se retrouveraient autrement dans la file d'attente peuvent alors être immédiatement pris en charge par un numéro de secours. Il peut s'agir du numéro d'un autre employé qui aide en cas de forte affluence ou d'un centre d'appels où ces appels supplémentaires ne sont pris qu'en cas de forte affluence. Cette option est la plus conviviale car vous ne mettez pas la patience de vos interlocuteurs à l'épreuve, mais vous les connectez immédiatement.

Solutions avancées

Les options ci-dessus vous permettront d'aller loin. Toutefois, vous pouvez aller plus loin en incluant des options avancées dans votre plan d'accessibilité. Veuillez nous contacter pour plus d'informations. Vous trouverez notre numéro de téléphone au bas de cet article.

File d'attente-rappel

Grâce à cette option intelligente, les appelants sont automatiquement rappelés lorsqu'un employé est disponible.

Comment cela fonctionne-t-il ? L'appelant est d'abord mis en attente jusqu'à ce que le temps maximum soit écoulé. Il est ensuite demandé à l'appelant de laisser son nom. Si le SVI ne reconnaît pas le numéro de l'appelant, cela est également demandé.

Dès qu'un employé est libre, il est informé que le numéro est appelé. Dans le même temps, la plateforme diffuse l'enregistrement audio afin que votre agent soit parfaitement préparé pour l'appel à venir. Malgré le long temps d'attente, votre prospect sera impressionné par votre professionnalisme.

Activez ces fonctions maintenant

Vous voulez offrir à vos clients le meilleur service. Parce que le temps, c'est de l'argent, un bon service consiste à répondre rapidement à vos interlocuteurs. Vous pouvez activer vous-même les fonctions de file d'attente et de débordement présentées plus haut dans cet article. Il en va de même pour le texte de bienvenue et le menu Sélection. Pour ce faire, rendez-vous sur la page des paramètres de numérotation de My Belfry.

Vous souhaitez en savoir plus sur les fonctions avancées ou les activer immédiatement ?Alors, contactez-nous avec notre service clientèle. Notre message de bienvenue est court, ce qui nous permet de vous répondre immédiatement. Vous trouverez notre numéro de téléphone ci-dessous.

Nous sommes heureux de vous aider

Comme nous l'avons mentionné dans un article précédent, les appels manqués sont synonymes de ventes perdues. Veillez donc à ce que votre plan d'accessibilité tienne compte de l'appelant d'urgence. Vous souhaitez en savoir plus sur les fonctionnalités ci-dessus ou vous avez besoin d'aide pour les activer ? Nous sommes là pour vous aider, même si vous êtes pressé. Vous pouvez nous joindre à0800-77899.