Créez un arbre téléphonique professionnel en 7 étapes faciles

Lorsque les gens appellent le numéro de téléphone de votre entreprise, vous voulez qu'on leur réponde rapidement, efficacement et correctement. Pour y parvenir, plusieurs scénarios doivent être envisagés. Vous souhaitez peut-être que les clients existants soient aidés par une personne autre que celle qui aide les nouveaux clients, ou que les clients qui veulent annuler votre service soient dirigés vers le bon service. Il existe d'innombrables autres scénarios, dans lesquels vous avez en tête des étapes dans un ordre précis pour la personne qui appelle votre numéro.

Il est préférable de consigner ces étapes dans un arbre téléphonique. Ce n'est pas un travail qui se fait en quelques minutes, mais il en vaut la peine. En 7 étapes, vous pouvez créer un arbre téléphonique professionnel complet.

Qu'est-ce qu'un arbre téléphonique d'entreprise ?

Une arborescence téléphonique d'entreprise est également appeléeplan d'appel Il s'agit d'une représentation schématique de la manière dont un appelant est guidé à travers des étapes successives dans différents scénarios. Il s'agit d'une représentation schématique de la manière dont un appelant est guidé à travers des étapes successives dans différents scénarios. Il est intéressant de concevoir un arbre téléphonique, car les raisons de passer des appels sont très nombreuses. Et pour traiter tous ces appels aussi bien et rapidement, et donc efficacement, que possible, un plan solide est nécessaire. Ce plan, c'est le plan d'appel ou arbre téléphonique.

Cet arbre téléphonique est utile, car lorsqu'il est bien conçu, il parvient à aider les appelants plus rapidement et plus efficacement. L'accessibilité s'en trouve améliorée. En outre, elle optimise la satisfaction des contacts. Il peut même prévenir les escalades et les annulations. Il est donc utile d'établir un tel plan. Quelles sont les mesures à prendre pour créer un arbre téléphonique solide ?

Étape 1 : VoIP

Peut-être avez-vous déjà un numéro de téléphone VoIP, mais si ce n'est pas le cas, il est conseillé de choisir la VoIP. VoIP signifie "voix sur IP". Cela signifie que les appels sont passés par l'internet et non par un ancien central téléphonique. Cela apporte de nombreux avantages, comme les appels en qualité HD, la possibilité de faire des appels de groupe et bien plus encore.

En outre, la VoIP apporte avec elle un certain nombre de facilités nécessaires à un bon plan d'appel, comme les menus de sélection et le renvoi automatique d'appel.

Étape 2 : un numéro de téléphone VoIP

Une fois que vous aurez choisi la VoIP, vous devrez également choisir un numéro de téléphone VoIP. Comme indiqué, vous pouvez conserver votre numéro de téléphone actuel. Mais si vous n'avez pas encore de numéro d'entreprise, vous avez de nombreuses possibilités. Vous pouvez par exemple choisir un numéro de téléphone régional, un numéro 0800 ou un numéro 078. Le choix du numéro de téléphone dépend de ce que vous voulez obtenir.

Vous êtes principalement une entreprise locale et vous voulez montrer votre lien avec une région ? Dans ce cas, un numéro de téléphone régional tel que le numéro 02 de Bruxelles est un choix logique. Si vous voulez un numéro de téléphone gratuit pour vos clients, choisissez un numéro 0800.

Si vous souhaitez disposer d'un petit nombre de numéros de téléphone qui ne sont pas régionaux, mais qui peuvent tout de même être appelés à des tarifs locaux, il est possible d'opter pour un système national.Numéro de téléphone 078 le bon choix.

Étape 3 : Déterminer les heures d'ouverture

Il est frustrant pour les clients que le téléphone sonne sans cesse et que personne ne réponde. Et il n'est plus évident pour les clients de savoir exactement quand l'entreprise est fermée. Après tout, il existe de nombreux numéros de service clientèle disponibles jusque tard dans la soirée.

Il est donc conseillé de fixer des heures d'ouverture et d'adapter le plan d'appel en conséquence. Vous pouvez annoncer les heures d'ouverture dans un message, puis renvoyer le client vers une boîte vocale ou le site web, par exemple.

Étape 4 : mettre en place un menu de sélection

Un menu de sélection est très courant pour les numéros de téléphone professionnels. Les clients y sont donc habitués. Dans le menu de sélection, les appelants peuvent indiquer ce qu'ils appellent. A partir de ce choix, un deuxième ou troisième menu peut suivre ou l'appel sera directement connecté à une personne, en fonction des choix du plan de numérotation.

Étape 5 : Choix d'une file d'attente ou d'un groupe d'anneaux

Lorsqu'il y a du monde et que plusieurs clients appellent en même temps, il faut réfléchir aux prochaines étapes. Une option consiste à créer un groupe d'appel. Il s'agit d'un groupe de plusieurs employés qui peuvent répondre aux appels entrants sur des sujets spécifiques dans un certain ordre. Si la personne de contact 1 est occupée, l'appel est redirigé vers la personne 2, et ainsi de suite.

Au lieu ou en plus de cela, on peut également choisir une file d'attente d'appels. L'appelant est alors mis en attente jusqu'à ce qu'un membre du personnel soit disponible.

Stap 6 : messagerie vocale

Si un appelant ne passe vraiment pas, la messagerie vocale peut servir de sauvegarde. Ici, les clients peuvent, si vous le souhaitez, laisser un message afin d'être rappelés ultérieurement.

Étape 7 : le message de bienvenue

Avant le menu de sélection, vous pouvez choisir d'avoir un message de bienvenue. Vous pouvez utiliser cet espace pour accueillir les clients et éventuellement exprimer les valeurs de votre marque, comme "Nous sommes heureux de vous aider". Un bon message de bienvenue permet d'accueillir les clients sans ambiguïté, de manière propre et amicale, et présente les prochaines étapes de l'arbre téléphonique. Un acteur ou une actrice professionnel(le) peut être choisi(e) pour le message de bienvenue.via le Beffroimais vous pouvez aussi demander à un employé de le faire pour vous.

En suivant ces 7 étapes, vous pouvez construire un arbre téléphonique solide, mais vous n'avez jamais fini. Continuez à surveiller la façon dont les clients se déplacent dans l'arbre téléphonique et optimisez votre plan en conséquence. Besoin d'aide pour construire votre arbre téléphonique ? Demandez au Beffroi.